Avary Holding (Shenzhen) Co.Limited(002938) Seal Management System of Shenzhen Co., Ltd.
Chapitre I DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article premier afin de renforcer la gestion des scellés, de normaliser l’utilisation des scellés de Avary Holding (Shenzhen) Co.Limited(002938) (Shenzhen) Co., Ltd. Et de ses filiales effectivement contrôlées (ci – après dénommées « la société») et de prévenir les risques financiers, le présent système de gestion est formulé.
Article 2 les scellements mentionnés dans le présent système comprennent le sceau officiel de la société, le sceau spécial pour les contrats, le sceau spécial pour les finances et le sceau du représentant légal.
Chapitre II gravure, délivrance et activation du sceau
Article 3 le Bureau du chef de la direction et du personnel de la société est responsable de la préparation et de la délivrance unifiées des sceaux, selon les besoins. Article 4 le sceau de la société est conservé par l’unit é de garde autorisée par le Président et utilisé sous la supervision du Bureau du chef de la direction.
Article 6 le Bureau du chef de la direction est chargé de gérer l’annulation de l’Ancien sceau et les procédures d’activation du nouveau sceau et d’enregistrer en détail l’utilisation du sceau.
Article 7 le temps d’invalidation de l’Ancien sceau est le temps d’activation du nouveau sceau.
Chapitre III Utilisation du sceau
Article 8 principes de base de l’utilisation du sceau:
Le principe de conformité;
Le principe de la responsabilité hiérarchique par classe;
Le principe de l’autorisation formelle;
Principe d’approbation point par point.
Article 9 lors de l’activation d’un sceau, il est nécessaire de préciser le texte interne du sceau (nom complet de l’institution), la date d’activation et le modèle d’activation.
Article 10 l’utilisation du sceau doit être soumise aux procédures d’examen et d’approbation conformément aux dispositions relatives à l’examen et à l’approbation, et le formulaire de demande d’utilisation du sceau (processus d’approbation électronique de la société) doit être rempli:
Tous les documents officiels de l’entreprise doivent être vérifiés et estampillés avec le sceau officiel de l’entreprise après avoir été signés et approuvés par les dirigeants de l’entreprise;
La société signe le contrat et l’accord à l’extérieur et appose le sceau spécial du contrat après approbation conformément à l’autorité d’approbation; Lorsque le sceau officiel de l’entreprise doit être utilisé plusieurs fois pour des questions approuvées par les dirigeants de l’entreprise dans un certain délai, le chef de cabinet peut apposer le sceau après approbation;
Le sceau officiel de l’entreprise doit être utilisé pour les travaux de routine et les travaux transactionnels, et le sceau officiel de l’entreprise peut être apposé après l’approbation du chef de cabinet;
Lorsque les employés de l’entreprise doivent délivrer des certificats d’entreprise et utiliser les sceaux pertinents de l’entreprise pour des affaires privées, tels que le certificat d’emploi, le certificat d’emploi, le certificat de revenu, le certificat de recrutement et d’emploi, le certificat de sortie du pays, le certificat d’état civil, etc., ils doivent être soumis au Bureau du chef de la direction pour approbation après que la personne responsable du ministère concerné a signé les avis; Pour les autres documents nécessitant l’utilisation du sceau de l’entreprise, le service demandeur doit présenter une demande conformément au processus d’utilisation du sceau et l’utiliser après approbation.
Article 11 l’utilisation du sceau de la société doit être enregistrée dans le registre d’utilisation du sceau établi par le Bureau du chef de la direction et du personnel, avec indication du nom, de la quantité, du demandeur, de l’approbateur et de la date d’utilisation du sceau. Le format, le contenu et la méthode d’enregistrement du registre d’utilisation du sceau peuvent être confirmés ou ajustés par le chef de cabinet en fonction des besoins opérationnels réels.
Article 12 l’utilisation du sceau électronique du contrat est également soumise à l’examen et à l’approbation de l’unit é juridique avant l’utilisation du sceau.
Article 13 conformément aux dispositions pertinentes de la société, les documents (tels que les signatures, les procès – verbaux de réunion, etc.) produits au cours du processus de prise de décisions internes de la société ne sont pas estampillés avec le sceau officiel et ne sont pas fournis à l’extérieur; En cas de circonstances particulières, faire rapport à l’émetteur pour approbation.
Article 14 le sceau spécial pour les contrats et le sceau spécial pour les finances de la société sont gérés par une personne spécialement désignée par le chef de département et utilisés après approbation du chef de département.
Article 15 le sceau ne peut être apposé sur aucun blanc (lettre d’introduction, lettre de certification, en – tête de lettre officielle, certificat ou certificat). En cas de besoin particulier, il doit être reçu par la signature de l’opérateur après l’approbation de la personne responsable de l’entreprise. S’il n’est pas utilisé pour une raison quelconque, il doit être retourné en temps opportun.
Chapitre IV gestion du sceau
Article 16 le Bureau du chef de la direction est le principal service de gestion du sceau de la société et est chargé d’établir et d’améliorer le système de gestion du sceau de la société, ainsi que de superviser et d’inspecter la gestion du sceau.
Article 17 les services chargés de la conservation et de l’utilisation des scellés doivent se conformer aux lois et règlements de l’État, préciser les responsabilités, prendre des mesures disciplinaires sérieuses et bien gérer quotidiennement les scellés:
Désigner une personne spéciale chargée de la gestion et de la supervision conjointes;
équiper le coffre – fort et d’autres équipements de sécurité et conserver correctement le sceau;
(Ⅲ) en règle générale, le sceau ne doit pas être retiré du Bureau pour être utilisé sans approbation. S’il est nécessaire pour le travail, il doit être approuvé conformément au processus de prêt du sceau et deux personnes ou plus doivent être affectées à un voyage aller – retour en ligne droite;
Si le sceau est endommagé ou usé, il doit être mis à jour en temps opportun;
Si le sceau doit être annulé en raison d’un changement d’organisation, il doit être retiré et annulé en temps opportun et détruit après un an de conservation, et les pièces justificatives et les timbres pertinents détruits doivent être déposés dans les archives;
En cas de perte du sceau d’entreprise, la cause doit être déterminée rapidement et signalée au Bureau du chef de la direction pour demander un nouveau sceau conformément aux règlements afin d’assurer le bon fonctionnement de l’entreprise;
Article 18 tous les types de sceaux de la société doivent être sculptés conformément aux dispositions pertinentes. Le Bureau du chef de la direction est responsable de l’Organisation de la sculpture. Aucun département ou individu ne peut sculpter les sceaux de la société sans autorisation.
Article 19 après la gravure de tous les types de sceaux de la société, le Bureau du chef de la direction et du personnel conserve uniformément les matrices d’impression et procède à l’enregistrement des demandes.
Article 20 le personnel chargé de la gestion des scellés doit respecter les lois et les disciplines, appliquer strictement les règles et règlements de la société, être consciencieux et responsable, respecter les principes et agir de manière impartiale; La discipline de confidentialité doit être strictement respectée afin d’assurer la sécurité du sceau.
Il est interdit d’utiliser des sceaux de toutes sortes sans autorisation;
Lors de l’utilisation du sceau, les dispositions doivent être strictement respectées et les procédures d’approbation doivent être vérifiées avec soin; le sceau non approuvé ne doit pas être utilisé; Vérifier l’utilisation du sceau et ne pas utiliser le sceau si le contenu est irrégulier ou incorrect;
Respecter la discipline de confidentialité et assumer l’obligation de confidentialité du contenu des documents imprimés;
Assurer la sécurité des scellés, prévenir le vol et l’appropriation illicite des scellés et signaler immédiatement tout vol constaté;
Normaliser l’utilisation du sceau pour s’assurer que le type d’utilisation du sceau est correct, que la position est correcte et que le sceau est clair;
Mettre sérieusement en œuvre les systèmes de signature, d’enregistrement, de statistiques et d’archivage efficace des documents.
Chapitre V sanctions
Article 21 dans l’une des circonstances suivantes, un avertissement, un avis de critique, une rétrogradation, une rétrogradation, un licenciement ou une résiliation du contrat de travail sont donnés en fonction de la gravité des circonstances. Les sanctions ci – dessus peuvent être imposées individuellement ou simultanément, et la société peut également imposer des sanctions telles que la retenue à la source de primes de rendement et de commissions de rendement:
1. Le sceau n’est pas conservé correctement, ce qui entraîne la perte du sceau;
2. Utiliser le sceau sans l’approbation de l’approbateur concerné;
3. Utiliser le sceau en violation des règlements au – delà de son mandat et de son champ d’activité;
4. Violer les procédures opérationnelles et ne pas utiliser le sceau conformément aux règlements;
5. En violation des règlements, apposer des scellements aléatoires sur les blancs;
6. Enfreindre les règlements et falsifier l’utilisation du sceau;
7. Si l’original des documents imprimés n’est pas retourné à temps et qu’aucune explication efficace n’est donnée:
8. Autres violations du système.
Article 22 lorsqu’une violation des dispositions du présent système entraîne des pertes économiques importantes pour la société, celle – ci lui ordonne d’indemniser la société; Les personnes soupçonnées d’avoir commis un crime sont transférées aux autorités judiciaires pour traitement.
Chapitre VI Dispositions complémentaires
Article 23 le Conseil d’administration de la société est responsable de la formulation, de la modification et de l’interprétation du système, qui est mis en oeuvre à compter de la date à laquelle il est examiné et approuvé par le Conseil d’administration.
Article 24 pour les questions qui ne sont pas couvertes par le présent système, le Bureau du chef de la direction vérifie et approuve en outre les procédures, méthodes, modèles d’enregistrement et règles de mise en oeuvre spécifiques en fonction de la situation réelle de l’entreprise et les distribue pour mise en oeuvre après approbation du Président du Conseil d’administration.
