Quakesafe Technologies Co.Ltd(300767)
Système de gestion de l’audit interne
(révisé en mars 2022)
Chapitre I DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article premier: normaliser l’audit interne de Quakesafe Technologies Co.Ltd(300767) Conformément à la loi sur l’audit de la République populaire de Chine, aux dispositions de l’administration de l’audit relatives à l’audit interne, aux normes de base pour le contrôle interne des entreprises, aux règles de cotation des actions Gem de la Bourse de Shenzhen, aux lignes directrices sur l’autoréglementation des sociétés cotées à la Bourse de Shenzhen no 2 – fonctionnement normalisé des sociétés cotées GEM, aux politiques, règlements et statuts pertinents de l’État, et en combinaison avec la réalité de l’audit interne de la société, Formuler ce système.
Article 2 Le présent système s’applique à l’audit interne de tous les liens d’affaires liés à l’information financière et à la divulgation d’informations concernant les institutions internes de la société, les filiales contrôlantes et les sociétés par actions ayant une influence significative.
Article 3 l’audit interne mentionné dans le présent système fait référence aux activités d’évaluation menées par le personnel du Département d’audit interne de la société, conformément aux lois et règlements pertinents de l’État et aux dispositions du présent système, sur l’efficacité du contrôle interne et de la gestion des risques, l’authenticité, l’exactitude et L’exhaustivité des informations financières, ainsi que l’efficacité et l’effet des activités opérationnelles. Article 4 le contrôle interne mentionné dans le présent système fait référence au processus par lequel le Conseil d’administration, le Conseil des autorités de surveillance, les cadres supérieurs et les autres personnes concernées de la société fournissent une assurance raisonnable pour atteindre les objectifs suivants:
Se conformer aux lois, règlements, règles et autres dispositions pertinentes de l’État;
Améliorer l’efficacité et l’effet des opérations de l’entreprise;
Iii) Assurer la sécurité des actifs de la société;
Assurer la véracité, l’exactitude, l’exhaustivité et l’équité de la divulgation des renseignements de la société.
Article 5 la société établit et améliore le système d’audit interne, prévient et contrôle les risques de la société et améliore la fiabilité de la divulgation de l’information de la société conformément aux lois, règlements et règles pertinents de l’État et en combinaison avec les caractéristiques de l’industrie et de la production et de l’exploitation de la société.
Article 6 le Conseil d’administration de la société est responsable de l’établissement, de l’amélioration et de la mise en oeuvre efficace du système de contrôle interne, et les principaux systèmes de contrôle interne sont examinés et approuvés par le Conseil d’administration. Le Conseil d’administration et tous ses membres veillent à ce que les informations relatives au contrôle interne divulguées soient véridiques, exactes et complètes.
Chapitre II Organisation et responsabilités de l’audit interne
Article 7 la société crée un service d’audit interne, qui exerce ses activités de manière indépendante sous la direction du Comité d’audit du Conseil d’administration, est responsable devant le Comité d’audit et fait rapport au Comité d’audit. Le Département de l’audit interne inspecte et supervise l’efficacité du contrôle interne et de la gestion des risques de l’entreprise, l’authenticité et l’intégrité de l’information financière, la mise en place et la mise en œuvre du système de contrôle interne, etc. Le Département de l’audit interne est indépendant et ne peut être placé sous la direction du Département des finances ou travailler conjointement avec le Département des finances.
Article 8 la société affecte du personnel à temps plein à l’audit interne en fonction de sa taille, de ses caractéristiques de production et d’exploitation et des dispositions pertinentes.
Article 9 Les membres du Comité d’audit sont tous composés d’administrateurs, dont plus de la moitié sont des administrateurs indépendants qui agissent en tant que coordonnateur, et au moins un administrateur indépendant est un professionnel de la comptabilité, tandis que le Coordonnateur du Comité d’audit est un professionnel de la comptabilité. Les frais d’audit sont inclus dans le budget financier de la société et celle – ci veille au bon déroulement des travaux d’audit.
Article 10 les auditeurs internes de la société doivent posséder une bonne éthique professionnelle, des connaissances professionnelles et une expérience de travail dans les domaines de la comptabilité, de l’audit, etc., et maintenir une certaine stabilité. La Société met en œuvre un système d’évitement de l’audit et le personnel impliqué ou lié aux questions d’audit ne participe pas à l’audit interne.
Article 11 les auditeurs internes sont tenus de garder confidentielles les informations et données importantes sur les opérations et les transactions de la société dont ils ont connaissance au cours de l’audit. Il ne doit pas être divulgué, sauf s’il est signalé au Comité de vérification du Conseil d’administration ou au Président du Conseil.
Article 12 tous les services de la société, les filiales contrôlantes et les sociétés par actions ayant une influence significative coopèrent avec les services d’audit interne dans l’exercice de leurs fonctions conformément à la loi et n’entravent pas les travaux des services d’audit interne.
Chapitre III responsabilités et pouvoirs
Article 13 Le Comité d’audit exerce les principales fonctions suivantes lorsqu’il dirige et supervise les travaux des services d’audit interne:
Diriger et superviser la mise en place et la mise en œuvre du système d’audit interne;
Superviser et évaluer le contrôle interne de l’entreprise et donner des avis et des suggestions sur l’amélioration du système de contrôle interne de l’entreprise;
Tenir au moins une réunion trimestrielle pour examiner le plan de travail et le rapport soumis par le Département de l’audit interne;
Faire rapport au Conseil d’administration au moins une fois par trimestre, y compris l’état d’avancement des travaux d’audit interne, la qualité et les principaux problèmes constatés;
Coordonner les relations entre les services d’audit interne et les institutions d’audit externe telles que les cabinets d’experts – comptables et les institutions nationales d’audit.
Article 14 Les services d’audit interne exercent les principales fonctions suivantes:
Inspecter et évaluer l’intégrité, le caractère raisonnable et l’efficacité de la mise en œuvre du système de contrôle interne de toutes les institutions internes de la société, des filiales contrôlantes et des sociétés par actions ayant une influence significative;
Vérifier la légalité, la conformité, l’authenticité et l’exhaustivité des données comptables et autres données économiques pertinentes de toutes les institutions internes de la société, des filiales contrôlantes et des sociétés par actions ayant une influence significative, ainsi que des recettes et des dépenses financières reflétées et des activités économiques connexes, y compris les rapports financiers, les Rapports de rendement Express et les informations financières prévisionnelles communiquées volontairement;
Aider à mettre en place et à améliorer le mécanisme de lutte contre la fraude, déterminer les domaines clés, les liens clés et le contenu principal de la lutte contre la fraude, et accorder une attention et une inspection raisonnables aux pratiques frauduleuses possibles au cours de l’audit interne;
Faire rapport au Comité d’audit au moins une fois par trimestre, y compris, sans s’y limiter, la mise en œuvre du plan d’audit interne et les problèmes constatés au cours de l’audit interne.
Article 15 le Département de l’audit interne soumet au Comité d’audit, dans un délai de deux mois à compter de la fin de chaque exercice comptable, un plan de travail pour l’audit interne de l’année suivante et, dans un délai de deux mois à compter de la fin de chaque exercice comptable, un rapport annuel sur Les travaux d’audit interne.
Article 16 le Département de l’audit interne procède à l’audit sur la base des liens opérationnels et, en fonction de la situation réelle, évalue la rationalité de la conception du contrôle interne et l’efficacité de la mise en œuvre en ce qui concerne les rapports financiers et les questions de divulgation de l’information.
Article 17 l’audit interne couvre généralement tous les liens d’affaires liés à l’information financière et à la divulgation de l’information dans les activités opérationnelles de la société, y compris, sans s’y limiter, les ventes et la perception, l’achat, les dépenses et les paiements, la gestion des stocks, la gestion des immobilisations, la gestion des fonds (y compris la gestion des investissements et du financement), l’information financière, la gestion des ressources humaines, la gestion des systèmes d’information et la gestion de la divulgation de l’information, etc.
Article 18 les éléments probants obtenus par les auditeurs internes sont suffisants, pertinents et fiables.
Le Vérificateur interne consigne clairement et complètement dans le document de travail le nom, la source, le contenu et l’heure des éléments probants obtenus.
Article 19 le Département de l’audit interne met en place un système de confidentialité des documents de travail et, conformément aux lois et règlements pertinents, met en place un système de gestion des archives correspondant afin de préciser le temps de conservation des rapports d’audit interne, des documents de travail et des documents pertinents.
Article 20 la durée de conservation des dossiers d’audit de la société est de 10 ans. La gestion des dossiers d’audit interne et la gestion de la confidentialité sont effectuées conformément aux règlements de gestion pertinents de la société.
L’accès aux dossiers d’audit doit être soumis aux procédures d’approbation. L’inspection par tous les services de l’entreprise doit d’abord être approuvée par la personne responsable de ce service, puis par la personne responsable du Service d’audit interne.
Article 21 l’autorité de travail du Département de l’audit interne est la suivante:
Participer aux réunions pertinentes de l’entreprise en fonction des besoins de l’audit interne, en particulier la construction du système, la production et l’exploitation, la construction d’immobilisations, les recettes et les dépenses financières, etc.; Participer à la recherche, à la formulation et à la modification des règles et règlements pertinents; Le Service d’audit interne organise ou assiste aux réunions des services compétents de l’entreprise liées à l’audit interne; Le Département de l’audit interne participe aux réunions et à la formation liées à l’audit interne organisées par la Bourse de Shenzhen et d’autres unités;
Conformément aux exigences de l’audit interne, les services compétents sont tenus de soumettre en temps voulu le système de contrôle interne et les informations sur la mise en œuvre, les plans de production, d’exploitation et de recettes et de dépenses financières, ainsi que l’exécution du budget, les comptes définitifs et les documents et informations pertinents;
Examiner et évaluer la mise en place et la mise en œuvre du système de contrôle interne et adopter des méthodes telles que l’examen des données, l’enquête et la vérification, l’observation sur le terrain et l’analyse complète;
Examiner les pièces justificatives, les livres de comptes, les états, les budgets et les comptes définitifs, vérifier les fonds et les biens et consulter les documents et documents pertinents;
Enquêter sur les questions liées à l’audit interne et demander aux ministères et aux particuliers concernés de fournir des pièces justificatives;
Les ministères et les personnes qui entravent ou entravent l’audit interne et qui refusent de fournir des informations pertinentes doivent présenter en temps voulu à l’entreprise des propositions d’enquête sur leurs responsabilités;
Proposer des suggestions visant à améliorer la gestion des opérations et à accroître les avantages économiques;
Donner des avis sur la correction et le traitement des actes illégaux et illégaux. Faire des suggestions aux ministères et aux particuliers qui ont subi des pertes en raison de violations des lois et des règlements, émettre des avis de critique ou enquêter sur les responsabilités;
Chapitre IV Mise en oeuvre concrète
Article 22 l’audit interne comprend principalement les procédures suivantes:
Préparation du plan d’audit: le Département de l’audit interne établit le plan d’audit conformément au plan annuel de la société et aux besoins de développement de la société et aux exigences du Conseil d’administration ou de la direction. Le plan de travail annuel de vérification doit être examiné et approuvé par le Conseil d’administration ou la direction.
Constituer une équipe d’audit: mettre en place une équipe d’audit spéciale en fonction du contenu de l’inspection et de l’orientation des travaux des éléments d’audit; L’équipe de vérification peut être composée du personnel de la vérification interne, des opérations du programme et d’autres membres du personnel concernés.
Publication de l’avis d’audit: le Département de l’audit interne envoie l’avis d’audit à l’entité ou au Département audité trois jours avant la mise en œuvre de l’audit. L’avis d’audit indique le contenu, le type, la méthode et le moment de l’audit. Mise en œuvre de la vérification: les vérificateurs internes peuvent utiliser des méthodes telles que la vérification, l’observation, la surveillance, les entrevues, les enquêtes, la correspondance, les calculs et les procédures d’analyse pour obtenir des éléments probants pertinents, fiables et suffisants à l’appui des conclusions, des opinions et des recommandations de la vérification.
Communication de l’audit: en principe, le personnel d’audit communique et donne des informations en retour en temps voulu aux chefs d’Unit é ou de département audités sur les problèmes constatés au cours de l’audit; Une fois la vérification sur place terminée, l’équipe de vérification discute et communique avec l’entité et la direction appropriée de l’Organisation au sujet du profil de vérification, de la base de vérification, des constatations de vérification, des conclusions de vérification, des opinions de vérification et des recommandations de vérification. La communication des résultats se fait généralement par écrit ou oralement.
Rapport d’audit: après la mise en œuvre de l’audit, le personnel d’audit interne établit les conclusions, observations et recommandations de l’audit sur la base des éléments probants vérifiés et publie le rapport d’audit. Si nécessaire, les vérificateurs internes peuvent présenter des rapports provisoires au cours de la vérification afin de prendre des mesures correctives efficaces et opportunes pour améliorer les activités opérationnelles, le contrôle interne et la gestion des risques.
Le rapport de vérification comprend principalement les éléments suivants:
Titre;
Le destinataire;
Iii) Texte;
Annexe:
Signature et sceau;
La date du rapport;
Autres.
Article 23 le Service d’audit interne met en œuvre des procédures d’examen appropriées conformément aux dispositions pertinentes pour évaluer l’efficacité du contrôle interne de la société et soumet au Comité d’audit un rapport d’évaluation du contrôle interne au moins une fois par an. Le rapport d’évaluation indique l’objet, la portée, les conclusions et les recommandations de l’examen et de l’évaluation du contrôle interne.
La portée de l’examen et de l’évaluation du contrôle interne devrait comprendre l’établissement et la mise en oeuvre de systèmes de contrôle interne liés aux rapports financiers et à la divulgation de l’information.
Article 24 les services d’audit interne incorporent dans leurs plans de travail annuels d’audit interne des questions importantes telles que les investissements à l’étranger, l’achat et la vente d’actifs, les garanties à l’étranger, les opérations connexes, l’utilisation des fonds collectés et les questions de divulgation de l’information, et l’intégrité, La rationalité et l’efficacité des systèmes de contrôle interne pertinents sont au centre de l’inspection et de l’évaluation.
Article 25 en cas de défaut de contrôle interne constaté au cours de l’examen, le Département de l’audit interne demande instamment aux départements responsables concernés d’élaborer des mesures de rectification et des délais de rectification, d’effectuer un examen de suivi du contrôle interne et de superviser la mise en œuvre des mesures de rectification.
Le chef du Département de l’audit interne organise en temps voulu l’examen de suivi du contrôle interne et l’intègre dans le plan de travail annuel de l’audit interne.
Article 26 Si, au cours de l’examen, le Service d’audit interne constate des lacunes importantes ou des risques importants dans le contrôle interne, il en informe rapidement le Conseil d’administration ou le Comité d’audit.
Lorsque le Comité d’audit estime qu’il existe des défauts ou des risques importants dans le contrôle interne de la société, le Secrétaire du Conseil d’administration de la société, au nom du Conseil d’administration, fait rapport en temps voulu à la Bourse de Shenzhen et les divulgue. La société divulgue dans l’annonce publique les défauts ou risques importants du contrôle interne, les conséquences qui ont été ou peuvent être causées et les mesures prises ou envisagées.
Article 27 le Service d’audit interne vérifie la construction des projets d’ingénierie et l’achat d’équipements et de matériaux importants effectués par la société sous diverses formes, en mettant l’accent sur les éléments suivants:
Catégorie de projet:
1. Si les procédures d’examen et d’approbation pertinentes sont respectées et si la faisabilité économique et technique fait l’objet d’une étude approfondie;
2. Si l’appel d’offres est lancé conformément aux règlements, si le processus d’appel d’offres est légal et conforme et si le résultat de l’appel d’offres est optimal;
3. Si les comptes définitifs d’achèvement sont traités en temps opportun après l’achèvement du projet, si la production est mise en service à temps et si les avantages escomptés sont atteints.
Achat d’équipement et de matériel:
1. Si les dispositions relatives à l’appel d’offres public, à la négociation des offres, à l’enquête et à la comparaison des prix sont mises en œuvre dans le cadre des règlements pertinents;
2. Si le prix d’achat est juste et raisonnable, etc.
Article 28 les services d’audit interne procèdent à un audit en temps utile après la survenance d’importants événements d’investissement à l’étranger. Lors de l’audit des investissements à l’étranger, l’accent est mis sur les éléments suivants:
Si les investissements à l’étranger sont soumis aux procédures d’examen et d’approbation conformément aux dispositions pertinentes;
Si le contrat est conclu conformément au contenu approuvé et si le contrat est exécuté normalement;
Iii) Si une personne spéciale ou une institution spéciale est désignée pour étudier et évaluer la faisabilité, le risque d’investissement et le revenu d’investissement des grands projets d’investissement;
