Yunnan Baiyao Group Co.Ltd(000538) Règlement intérieur des réunions de bureau
(24 mars 2022, examiné et adopté à la quatrième réunion du neuvième Conseil d’administration de la société en 2022)
Article premier afin de renforcer le leadership collectif, d’assurer la scientificité, l’institutionnalisation et la normalisation de la prise de décisions dans le cadre des réunions de bureau du Yunnan Baiyao Group Co.Ltd(000538) (ci – après dénommé « groupe» ou « société») et d’améliorer efficacement le niveau et la capacité de prise de décisions dans le cadre des réunions de bureau du Groupe, ces règles sont formulées conformément aux statuts du Yunnan Baiyao Group Co.Ltd(000538)
Article 2 le Bureau du Groupe adhère au principe de « l’expression de leurs propres opinions, la discussion complète, la promotion de la démocratie, le bon flux, la cohésion de la sagesse et la prise de décisions centralisée » et soutient le PDG dans la mise en oeuvre scientifique et efficace de la prise de décisions.
Article 3 la réunion du Bureau du Groupe est une forme d’organisation dans laquelle le chef de la direction exerce un leadership efficace sur le fonctionnement et la gestion, et la décision finale de la réunion du Bureau du Groupe est prise par le chef de la direction.
Chapitre II Convocation de la réunion
Article 4 la réunion du Bureau du Groupe est convoquée et présidée par le chef de la direction. Si le chef de la direction n’est pas en mesure d’exercer ses fonctions, il peut charger un vice – Président principal de convoquer et de présider la réunion en son nom.
Chapitre III Participants
Article 5 le champ d’application des participants à la réunion est le cadre supérieur de la direction, le Directeur général du centre administratif, la personne responsable de l’unit é de préparation du sujet ou du rapport (qui ne participe qu’à la discussion ou au rapport du sujet ou du rapport), etc. le Bureau du Groupe invite Le Conseil d’administration, les membres du Conseil des autorités de surveillance ou d’autres personnes concernées à assister à la réunion en tant que participants sans droit de vote, selon le cas, et la liste des participants ou des personnes sans droit de vote à chaque réunion est finalement déterminée par le Directeur général. Toutefois, la majorité ou plus des cadres supérieurs de tous les niveaux d’exploitation sont garantis. Les personnes qui ne sont pas en mesure d’assister à la réunion pour quelque raison que ce soit doivent prendre un congé écrit auprès du chef de la direction ou du Vice – Président principal qui préside la réunion (à l’exception des personnes qui ne sont pas identifiées). Le Directeur général et le Secrétaire du chef de la direction du centre administratif sont responsables de la compilation des procès – verbaux.
Chapitre IV Organisation et calendrier
Article 6 les réunions sont divisées en réunions ordinaires et en réunions ad hoc.
La réunion régulière se tient à 14 h le 6 de chaque mois (le lendemain de la formation du rapport financier Express), et elle est reportée à 14 h le premier jour ouvrable suivant la réception du congé en cas de jour de repos ou d’autres jours fériés. En cas de déplacement du PDG, le temps peut être ajusté ultérieurement. Les réunions ad hoc sont généralement convoquées à la discrétion du chef de la direction ou du Vice – Président principal autorisé pour discuter de propositions importantes qui sont plus urgentes et qui ne peuvent pas attendre une réunion régulière.
Article 7 le chef de la direction ou le Vice – Président principal autorisé décide, le cas échéant, de la méthode de convocation de la réunion (y compris la réunion sur place, la réunion en ligne, etc.) et de la méthode de vote (y compris le vote sur place, le vote par communication réseau, etc.).
Chapitre V mandat
Article 8 les questions pertinentes traitées par le Comité d’exploitation et de gestion de la société, les questions soumises par chaque Unit é à la réunion du Bureau du Groupe pour décision et l’examen mensuel de la mise en oeuvre du plan stratégique de la société.
Article 9 autres questions à examiner déterminées par le Directeur général ou le Vice – Président principal autorisé.
Article 10 le Conseil d’administration estime nécessaire de soumettre la proposition au Bureau du Groupe pour discussion.
Chapitre VI compétence délibérative
Article 11 en ce qui concerne les investissements à l’étranger (y compris, sans s’y limiter, les investissements de capitaux propres, les investissements de projets, etc.), l’achat ou la vente d’actifs, les dons à l’étranger et d’autres questions conformes aux dispositions de la loi, l’autorité d’examen et d’approbation du Conseil d’administration du Groupe est déterminée conformément à l’autorisation du Conseil d’administration du Groupe au Conseil d’administration du Groupe, et le Conseil d’administration du Groupe met en oeuvre les mesures spécifiques conformément au montant et
Chapitre VII Questions signalées au Conseil d’administration par le Bureau du Groupe
Article 12 si la société représente plus de 5% de l’actif net indiqué dans le dernier rapport financier vérifié et que l’une des circonstances suivantes se présente, le Bureau du Groupe en informe immédiatement le Conseil d’administration:
1. La conclusion, la modification et la résiliation de contrats importants;
2. Remboursement par une grande banque;
3. Pertes commerciales ou non commerciales importantes;
4. Les actifs ont subi des pertes importantes;
5. Responsabilité éventuelle en vertu de la loi;
6. Litiges et arbitrages importants;
7. Sanctions administratives importantes, etc.
Article 13 en cas d’accident majeur de sécurité personnelle, d’accident d’équipement, d’accident de qualité et d’autres événements ayant une incidence significative sur le fonctionnement et le développement de la société, le Bureau du Groupe en informe le Conseil d’administration en temps utile.
Article 14 lorsque la société effectue des opérations entre apparentés qui ne sont pas prévues et dont l’exécution effective dépasse le montant approuvé par le Conseil d’administration, le Bureau du Groupe fait rapport au Conseil d’administration en temps voulu.
Article 15 autres questions de rapport stipulées dans les statuts et le règlement intérieur du Conseil d’administration ou jugées nécessaires par le Bureau du Groupe.
Chapitre VIII détermination de la proposition
Article 16 la proposition doit décrire avec précision, exhaustivité et concision le contexte, les principales circonstances et les suggestions spécifiques des questions à résoudre lors de la réunion du Bureau du Groupe. Dans des circonstances particulières, les risques doivent être analysés et évalués, et les institutions compétentes doivent émettre des avis juridiques ou d’autres avis professionnels. Le format de la proposition doit être uniforme et normalisé.
Article 17 la proposition est présentée par chaque Unit é sur la base d’une démonstration complète conformément à la répartition des tâches. Après la formation de la proposition, elle est signée après avoir été examinée par la personne responsable principale de chaque unité et les cadres supérieurs responsables et estampillée du sceau de l’unité.
Article 18 les propositions de chaque Unit é sont soumises au centre d’administration au plus tard le dernier jour ouvrable de la fin de chaque mois. Après examen et enregistrement par le Centre d’administration, elles sont soumises au Secrétaire du chef de la direction pour demander au Chef de la direction ou au Vice – Président principal autorisé de déterminer Les propositions du Bureau du Groupe.
Article 19 le chef de la direction ou le Vice – Président principal autorisé détermine la proposition de réunion du Bureau du Groupe, qui est préparée par le centre administratif sous forme électronique et distribuée aux participants avant la réunion. Une fois que des circonstances particulières ont été approuvées par le chef de la direction ou le Vice – Président principal autorisé, le chef de l’unit é ou la haute direction responsable de la préparation de la proposition communique à l’avance avec les participants concernés.
Article 20 afin de maintenir le sérieux de la réunion du Groupe, aucune motion temporaire ne peut être présentée en principe, et aucune motion qui n’est pas inscrite à l’ordre du jour conformément à la procédure ne peut être soumise à la réunion pour discussion.
Article 21 lorsqu’une proposition doit être soumise temporairement pour discussion pour des raisons particulières avant la réunion, la haute direction responsable de l’unit é de proposition explique les raisons de la présentation temporaire de la proposition et le chef de la direction ou le Vice – Président principal autorisé examine et détermine si elle doit être soumise à la réunion du Bureau du Groupe pour discussion.
Chapitre IX procédure
Article 22 les questions sont signalées par le chef de l’unit é de préparation, les cadres supérieurs responsables donnent leur avis et sont examinées collectivement lors de la réunion du Bureau du Groupe, et le chef de la direction ou le Vice – Président principal autorisé prend la décision finale.
Article 23 le rapport financier Express est soumis par le Directeur financier et fait l’objet d’une discussion collective lors de la réunion du Bureau du Groupe. Le Directeur général ou le Vice – Président principal autorisé donne son avis.
Article 24 en ce qui concerne les autres questions d’exploitation et de gestion, la personne responsable de chaque Unit é fait rapport sur la base de la Division du travail, les cadres supérieurs responsables donnent des avis, la réunion du Bureau du Groupe tient une discussion collective et le chef de la direction ou le Vice – Président principal autorisé prend une décision. Article 25 les questions qui doivent être soumises au Conseil d’administration pour discussion sont soumises au Conseil d’administration pour examen par le Secrétaire du Conseil d’administration ou d’autres personnes après que le Bureau du Groupe a formulé des propositions spécifiques.
Article 26 les questions qui, de l’avis du Conseil d’administration, doivent faire l’objet de discussions et de suggestions lors de la réunion du Bureau du Groupe sont signalées par le Secrétaire du Conseil d’administration ou le chef de la direction ou par la personne désignée par le Vice – Président principal autorisé par le chef de la direction. Après une discussion collective, le Bureau du Groupe formule des recommandations lors de la réunion du Bureau du Groupe, qui sont ensuite soumises au Conseil d’administration par le Secrétaire du Conseil d’administration ou d’autres personnes.
Chapitre X Application des résolutions
Article 27 toutes les unités mettent sérieusement en oeuvre les décisions prises par le Bureau du Groupe. Si les participants ont des opinions différentes sur la résolution, ils peuvent conserver et signer clairement leurs opinions et leurs raisons dans le procès – verbal de la réunion, mais ils doivent appliquer la résolution avec soin et conformément à leurs responsabilités.
Article 28 les procès – verbaux et les résolutions de la réunion sont généralement établis dans les trois jours ouvrables suivant la fin de la réunion du Bureau du Groupe. Les procès – verbaux de la réunion sont examinés et signés par les cadres supérieurs participant à la réunion. Les résolutions de la réunion sont examinées et signées par le chef de La direction ou le Vice – Président principal autorisé, puis signées et signées par le centre administratif et soumises au Conseil d’administration, à la direction et au Conseil des autorités de surveillance, avec copie à toutes les unités concernées. Pour les questions à soumettre au Conseil d’administration pour discussion, la présentation des demandes d’instructions doit être achevée dans les trois jours ouvrables suivant la fin de la réunion du Bureau du Groupe, et le progrès de la présentation doit être accéléré dans des circonstances particulières.
Article 29 le centre administratif du Groupe est responsable de l’exécution des affaires spécifiques du Bureau du Groupe. Le centre administratif du Groupe met en place un mécanisme de suivi et de rétroaction pour la mise en œuvre des résolutions de la réunion du Bureau du Groupe, et les cadres supérieurs responsables rendent compte brièvement de la mise en œuvre lors des réunions ultérieures du Bureau du Groupe afin de former une boucle fermée.
Chapitre 11 procès – verbal de la réunion
Article 30 le procès – verbal de la réunion comprend les éléments suivants:
1. Heure, lieu et nom du Président de la réunion;
2. Les noms des participants et des participants sans droit de vote;
3. Thèmes des réunions;
4. Points clés et commentaires des participants;
5. Résultats des décisions prises par la Conférence sur les questions examinées.
Le procès – verbal de la réunion est contresigné par les cadres supérieurs participants et déposé pendant plus de 10 ans.
Chapitre 12 Dispositions complémentaires
Article 31 les présentes règles sont modifiées de temps à autre avec l’autorisation du Conseil d’administration.
Article 32 lorsque le Conseil d’administration ajuste le contenu autorisé du Conseil d’administration du Groupe en ce qui concerne les présentes règles, celles – ci sont modifiées en conséquence et entrent en vigueur après examen et approbation par le Conseil d’administration.
Article 33 Les participants aux réunions et les participants sans droit de vote respectent les dispositions relatives à la confidentialité afin d’éviter les fuites.
Article 34 les présentes règles s’appliquent aux groupes et aux unités.
Article 35 les unités désignent les unités opérationnelles, les filiales et les services fonctionnels du Groupe.
Article 36 les présentes Règles entrent en vigueur à la date de leur examen et de leur adoption par le Conseil d’administration du Groupe. Article 37 le centre administratif du Groupe est chargé de l’interprétation des présentes règles.
