Shanxi Huayang New Materialco.Ltd(600281)
Système de travail du Secrétaire du Conseil d’administration
(révisé en avril 2022)
Chapitre I DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article premier afin d’améliorer le niveau de gouvernance de Shanxi Huayang New Materialco.Ltd(600281) Les règles de cotation des actions de la Bourse de Shanghai (ci – après dénommées « règles de cotation») et d’autres lois, règlements et autres documents normatifs, ainsi que les dispositions pertinentes des statuts, sont formulés en fonction de la situation réelle de la société.
Article 2 le Secrétaire du Conseil d’administration, en tant que cadre supérieur de la société, est responsable devant la société et le Conseil d’administration et s’acquitte fidèlement et diligemment de ses fonctions.
Article 3 le Secrétaire du Conseil d’administration est la personne de contact désignée entre la société et la Bourse de Shanghai et est responsable de la divulgation d’informations, de la gouvernance d’entreprise, de la gestion des capitaux propres et d’autres questions relevant de ses fonctions et responsabilités au nom de la société.
Article 4 la société crée un service de travail sous la responsabilité du Secrétaire du Conseil d’administration.
Chapitre II Élection
Article 5 le Secrétaire du Conseil d’administration de la société remplit les conditions suivantes:
Avoir une bonne éthique professionnelle et des qualités personnelles;
Posséder les connaissances professionnelles nécessaires en matière de finances, de gestion et de droit pour s’acquitter de ses fonctions;
Posséder l’expérience de travail nécessaire à l’exercice de ses fonctions;
Obtenir le certificat de qualification du Secrétaire du Conseil d’administration approuvé par la Bourse de Shanghai.
Article 6 lorsqu’un administrateur exerce simultanément les fonctions de Secrétaire du Conseil d’administration et qu’un acte doit être accompli respectivement par l’administrateur et le Secrétaire du Conseil d’administration, la personne qui exerce simultanément les fonctions d’administrateur et de Secrétaire du Conseil d’administration de la société ne peut le faire à double titre. Le Secrétaire du Conseil d’administration de la société n’est pas autorisé dans l’une des circonstances suivantes:
L’une des circonstances prévues à l’article 146 du droit des sociétés;
A été passible de sanctions administratives de la c
Iii) a été publiquement reconnu par la Bourse de Shanghai comme inapte à exercer les fonctions de Secrétaire du Conseil d’administration d’une société cotée;
Avoir été publiquement réprimandé par la Bourse de Shanghai au cours des trois dernières années ou avoir fait l’objet de plus de trois avis de critique;
Le superviseur actuel de la société;
Autres circonstances jugées inappropriées par la Bourse de Shanghai pour agir en tant que Secrétaire du Conseil d’administration.
Article 7 Nomination du Secrétaire du Conseil d’administration
Le Secrétaire du Conseil d’administration de la société est nommé par le Président et nommé ou révoqué par le Conseil d’administration. Si la société a l’intention de convoquer une réunion du Conseil d’administration pour nommer le Secrétaire du Conseil d’administration, elle doit déposer les documents suivants à la Bourse de Shanghai cinq jours ouvrables à l’avance et soumettre les documents suivants: (i) la lettre de recommandation du Conseil d’administration, y compris la description de la personne recommandée (candidat) qui est qualifiée pour occuper le poste de Secrétaire du Conseil d’administration, les fonctions actuelles et les curriculum vitae professionnels;
Certificat d’études du candidat, certificat de qualification du Secrétaire du Conseil d’administration, etc.
Si la Bourse de Shanghai ne soulève pas d’objection à la qualification du candidat au poste de Secrétaire du Conseil d’administration dans les cinq jours ouvrables suivant la réception des documents soumis, la société peut convoquer une réunion du Conseil d’administration pour nommer le Secrétaire du Conseil d’administration.
Le Conseil d’administration de la société ne nomme pas un candidat au poste de Secrétaire du Conseil d’administration qui a soulevé une objection à la Bourse de Shanghai.
Article 8 la société doit avoir des raisons suffisantes de licencier le Secrétaire du Conseil d’administration et ne doit pas licencier le Secrétaire sans motif valable.
Article 9 dans l’une des circonstances suivantes, la société licencie le Secrétaire du Conseil d’administration dans un délai d’un mois à compter de la date des faits pertinents:
L’une des circonstances prévues à l’article 7 du présent système;
N’a pas participé à la formation de suivi du Secrétaire du Conseil d’administration pendant trois années consécutives;
Iii) Être incapable d’exercer ses fonctions pendant plus de trois mois consécutifs;
Une erreur ou une omission importante dans l’exercice de ses fonctions, avec de graves conséquences;
Violer les lois, règlements ou autres documents normatifs avec de graves conséquences.
Lorsque le Secrétaire du Conseil d’administration est licencié, la société fait rapport en temps utile à la Bourse de Shanghai, en explique les raisons et fait une annonce publique. Le Secrétaire du Conseil d’administration a le droit de présenter un rapport personnel à la Bourse de Shanghai en cas de licenciement abusif de la société.
Article 10 lorsqu’un secrétaire du Conseil d’administration d’une société est licencié ou démissionne de son poste, il est soumis à l’examen du Conseil d’administration et du Conseil des autorités de surveillance de la société, et les procédures de transfert des documents d’archives et des travaux spécifiques pertinents sont traitées.
Si le Secrétaire du Conseil d’administration ne s’acquitte pas des obligations susmentionnées en matière de rapport et d’annonce après sa démission, ou ne s’acquitte pas des procédures d’examen, de documentation et de transfert des travaux après sa démission, il continue d’assumer les fonctions de Secrétaire du Conseil d’administration.
Article 11 le Secrétaire du Conseil d’administration de la société est reconduit dans ses fonctions dans un délai de trois mois à compter de sa démission.
Lorsque le Secrétaire du Conseil d’administration de la société est vacant, le Conseil d’administration de la société désigne rapidement un administrateur ou un cadre supérieur pour agir en tant que Secrétaire du Conseil d’administration, fait rapport à la Bourse de Shanghai et détermine le choix du Secrétaire du Conseil d’administration dès que possible. Si le Conseil d’administration de la société n’a pas désigné de personne pour agir en qualité de Secrétaire du Conseil d’administration ou si le Secrétaire du Conseil d’administration est vacant depuis plus de trois mois, le Président du Conseil d’administration agit en qualité de Secrétaire du Conseil d’administration et achève la nomination du Secrétaire du Conseil d’administration dans un délai de six mois. Chapitre III exécution des tâches
Article 12 le Secrétaire du Conseil d’administration de la société est responsable de la gestion de la divulgation de l’information de la société, notamment:
être responsable de la publication externe des informations de l’entreprise;
Formuler et améliorer le système de gestion de la divulgation de l’information de la société;
Exhorter les débiteurs de la société à se conformer aux dispositions pertinentes en matière de divulgation de l’information et aider les parties et le personnel concernés à s’acquitter de leurs obligations en matière de divulgation de l’information;
Iv) Être responsable de la confidentialité des informations importantes non divulguées par la société;
Être responsable de l’enregistrement et de la préparation des initiés de la société;
Prêter attention aux reportages des médias, demander activement des preuves à la société et aux débiteurs de divulgation d’informations connexes, et exhorter le Conseil d’administration à divulguer ou à clarifier en temps opportun.
Article 13 le Secrétaire du Conseil d’administration de la société aide le Conseil d’administration de la société à renforcer la construction du mécanisme de gouvernance d’entreprise, y compris: (i) Organiser la préparation et assister sans droit de vote aux réunions du Conseil d’administration de la société et de ses comités spéciaux, aux réunions du Conseil des autorités de surveillance et aux réunions de l’Assemblée générale des actionnaires;
Mettre en place et améliorer le système de contrôle interne de l’entreprise;
Promouvoir activement la société pour éviter la concurrence horizontale et réduire et normaliser les transactions entre apparentés;
Promouvoir activement la mise en place et l’amélioration du mécanisme d’incitation et de restriction de l’entreprise;
Promouvoir activement la responsabilité sociale de l’entreprise.
Article 14 le Secrétaire du Conseil d’administration est chargé de la gestion des relations avec les investisseurs de la société et d’améliorer le mécanisme de communication, d’accueil et de service des investisseurs de la société.
Article 15 le Secrétaire du Conseil d’administration est responsable de la gestion des fonds propres de la société, notamment:
Conserver les informations relatives à la participation des actionnaires de la société;
Traiter les questions relatives aux actions restreintes de la société;
Exhorter les administrateurs, les superviseurs, les cadres supérieurs et les autres personnes concernées de la société à se conformer aux dispositions pertinentes de la société en matière de négociation d’actions;
Autres questions relatives à la gestion des capitaux propres de la société.
Article 16 le Secrétaire du Conseil d’administration de la société assiste le Conseil d’administration dans l’élaboration de la stratégie de développement du marché des capitaux de la société et dans la planification ou la mise en oeuvre du refinancement du marché des capitaux de la société ou de la fusion et de la réorganisation.
Article 17 le Secrétaire du Conseil d’administration de la société est chargé des questions de formation à l’exploitation normalisée de la société et organise la formation des administrateurs, des superviseurs, des cadres supérieurs et d’autres membres du personnel concernés aux lois, règlements et autres documents normatifs pertinents.
Article 18 le Secrétaire du Conseil d’administration invite les administrateurs, les autorités de surveillance et les cadres supérieurs de la société à s’acquitter de leurs obligations de loyauté et de diligence. S’il apprend que les personnes susmentionnées ont pris ou peuvent prendre des décisions pertinentes en violation des lois et règlements pertinents, d’autres documents normatifs ou des statuts, il en informe immédiatement la Bourse de Shanghai.
Article 19 le Secrétaire du Conseil d’administration de la société exerce les autres fonctions requises par le droit des sociétés, la c
Article 20 la société facilite l’exercice des fonctions du Secrétaire du Conseil d’administration et les administrateurs, les autorités de surveillance, les cadres supérieurs et le personnel concerné de la société coopèrent avec le Secrétaire du Conseil d’administration dans l’exercice de ses fonctions.
Article 21 dans l’exercice de ses fonctions, le Secrétaire du Conseil d’administration de la société a le droit de connaître la situation financière et opérationnelle de la société, d’examiner tous les documents relevant de ses fonctions et de demander aux services et au personnel compétents de la société de fournir en temps voulu les documents et informations pertinents. Article 22 lors de la convocation d’une réunion du Bureau du Directeur général et d’autres réunions portant sur des questions importantes de la société, la société en informe le Secrétaire du Conseil d’administration en temps voulu pour qu’il assiste à la réunion et lui fournisse les documents de la réunion.
Article 23 le Secrétaire du Conseil d’administration de la société est indûment entravé ou gravement entravé dans l’exercice de ses fonctions
Vous pouvez faire rapport directement à la Bourse de Shanghai.
Article 24 le Secrétaire du Conseil d’administration de la société signe un accord de confidentialité avec la société et s’engage à s’acquitter en permanence de l’obligation de confidentialité pendant la durée de son mandat et après son départ, jusqu’à ce que les informations pertinentes soient divulguées au public, à condition que les informations relatives aux violations des lois et règlements de la société ne relèvent pas du champ d’application de la confidentialité susmentionné.
Article 25 le Conseil d’administration de la société emploie un représentant des affaires de valeurs mobilières pour aider le Secrétaire du Conseil d’administration à s’acquitter de ses fonctions. Si le Secrétaire du Conseil d’administration n’est pas en mesure d’exercer ses fonctions ou si le Secrétaire du Conseil d’administration l’autorise, le représentant des valeurs mobilières exerce ses fonctions en son nom. Pendant cette période, le Secrétaire du Conseil n’est pas automatiquement déchargé de ses fonctions.
Le représentant en valeurs mobilières obtient le certificat de qualification du Secrétaire du Conseil d’administration approuvé par la Bourse de Shanghai.
Chapitre IV Formation
Article 26 les candidats au poste de Secrétaire du Conseil d’administration ou de représentant des affaires boursières de la société suivent une formation de qualification reconnue par la Bourse de Shanghai pendant au moins 36 heures de cours et obtiennent un certificat de qualification pour la formation de qualification de Secrétaire du Conseil d’administration.
Article 27 le Secrétaire du Conseil d’administration de la société participe à la formation de suivi du Secrétaire du Conseil d’administration organisée par la Bourse de Shanghai au moins une fois tous les deux ans. Si le Secrétaire du Conseil d’administration de la société est critiqué par la Bourse de Shanghai, il doit participer à la dernière formation de suivi du Secrétaire du Conseil d’administration organisée par la Bourse de Shanghai.
Chapitre V Dispositions complémentaires
Article 28 les questions non couvertes par le présent système sont traitées conformément aux lois, règlements et statuts pertinents de l’État.
Article 29 le système est formulé par le Conseil d’administration et est responsable de son interprétation.
Article 30 le présent système entre en vigueur à la date de délibération et d’adoption par le Conseil d’administration et il en va de même pour les modifications.
