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Règlement intérieur du Comité d’audit du Conseil d’administration
Avril 2002
Table des matières
Chapitre I Dispositions générales 3
Chapitre II composition du personnel 3
Chapitre III responsabilités et pouvoirs 3
Chapitre IV Procédure de décision 4.
Chapitre V Règlement intérieur 5.
Chapitre VI retrait du vote 7.
Chapitre VII Dispositions complémentaires 7.
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Règlement intérieur du Comité d’audit du Conseil d’administration
Chapitre I DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article premier afin de renforcer la fonction de prise de décisions du Conseil d’administration de Beijing Quanshi World Online Network Information Co.Ltd(002995) Le Conseil d’administration de la société crée un Comité d’audit (ci – après dénommé « Comité d’audit») et établit le présent Règlement intérieur.
Article 2 Le Comité d’audit est un organe de travail spécial créé par le Conseil d’administration et est principalement chargé de la communication, de la supervision et de la vérification des audits internes et externes de la société.
Le Service d’audit interne créé par la société est responsable devant le Comité d’audit et fait rapport au Comité d’audit.
Chapitre II composition du personnel
Article 3 Le Comité d’audit se compose de trois administrateurs, dont deux administrateurs indépendants, et au moins un administrateur indépendant est un professionnel de la comptabilité.
Article 4 les membres du Comité d’audit sont nommés par le Président du Conseil d’administration, plus de la moitié des administrateurs indépendants ou un tiers de tous les administrateurs et élus par le Conseil d’administration.
Article 5 le Comité d’audit est composé d’un Président (coordonnateur), qui est un membre indépendant du Conseil d’administration d’un professionnel de la comptabilité et qui est chargé de présider les travaux du Comité; Les présidents sont élus au sein des membres et sont soumis au Conseil d’administration pour approbation.
Article 6 le mandat du Comité d’audit est le même que celui du Conseil d’administration. Les membres du Comité d’audit peuvent être réélus à l’expiration de leur mandat. Si un membre cesse d’exercer les fonctions d’administrateur de la société au cours de cette période, il perd automatiquement sa qualification de membre et le Conseil d’administration complète le nombre de membres conformément aux dispositions des articles 3 à 5 ci – dessus.
Chapitre III responsabilités et pouvoirs
Article 7 principales fonctions et pouvoirs du Comité d’audit:
Superviser et évaluer les travaux d’audit externe et proposer d’engager ou de remplacer un organisme d’audit externe;
Superviser et évaluer les travaux d’audit interne et être responsable de la coordination entre l’audit interne et l’audit externe;
Examiner les informations financières de la société et leur divulgation;
Examiner les rapports financiers de la société et exprimer des opinions à leur sujet;
Superviser et évaluer le contrôle interne de la société;
Coordonner la communication entre la direction, le Département de l’audit interne et les services compétents et les institutions d’audit externe;
Orienter et superviser la mise en place et la mise en œuvre du système d’audit interne;
Examiner le plan de travail annuel de vérification interne de la compagnie;
Superviser la mise en œuvre du plan d’audit interne de la société;
(Ⅹ) Diriger le fonctionnement efficace du Service de vérification interne. Le Service d’audit interne de la société fait rapport au Comité d’audit, et tous les rapports d’audit, plans de rectification et conditions de rectification des problèmes d’audit soumis par le Service d’audit interne à la direction sont soumis au Comité d’audit en même temps;
Rendre compte au Conseil d’administration de l’état d’avancement des travaux d’audit interne, de la qualité et des principaux problèmes constatés; Coordonner les relations entre le Département de l’audit interne et les entités d’audit externe telles que les cabinets d’experts – comptables et les institutions nationales d’audit;
Autres questions autorisées par le Conseil d’administration de la société et autres questions liées aux lois, règlements et dispositions pertinentes de la bourse;
Le Comité d’audit rend compte au Conseil d’administration des mesures ou des améliorations qu’il juge nécessaires et formule des recommandations.
Article 8 Le Comité d’audit est responsable devant le Conseil d’administration. Une fois que le Comité d’audit a examiné les questions visées à l’article précédent du présent Règlement intérieur, il forme une résolution à la réunion du Comité d’audit et la soumet au Conseil d’administration de la société pour examen et décision, ainsi que les propositions pertinentes.
Article 9 Le Comité d’audit coopère avec les autorités de surveillance dans leurs activités d’audit.
Chapitre IV processus décisionnel
Article 10 le Département des investissements en valeurs mobilières coordonne avec le Département de l’audit interne de la société la préparation préalable à la décision du Comité d’audit et fournit les documents écrits pertinents de la société:
Les rapports financiers pertinents de la société;
Les rapports de travail des institutions d’audit interne et externe;
Le contrat d’audit externe et les rapports de travail pertinents;
Les informations communiquées par la société;
Le rapport d’audit des principales opérations entre apparentés de la société, le rapport du Conseiller financier indépendant, le rapport d’évaluation des actifs et d’autres rapports pertinents;
Autres questions pertinentes.
Article 11 lors de la réunion du Comité d’audit, les rapports fournis par le Département de l’audit interne de la société sont examinés, des avis sont signés et les documents de résolution écrits pertinents sont soumis au Conseil d’administration pour discussion:
Évaluation du travail de l’institution d’audit externe, recrutement et remplacement de l’institution d’audit externe;
Si le système d’audit interne de la société a été mis en œuvre efficacement et si les rapports financiers de la société sont complets et véridiques; Si les informations telles que les rapports financiers divulgués par la société sont objectives et véridiques et si les opérations importantes entre apparentés de la société sont conformes aux lois et règlements pertinents;
L’évaluation du travail du Département financier et du Département d’audit de la société, y compris sa personne responsable;
Autres questions pertinentes.
Chapitre V RÈGLEMENT INTÉRIEUR
Article 12 les réunions du Comité d’audit sont divisées en réunions régulières et en réunions temporaires, qui se tiennent au moins une fois par trimestre pour examiner les plans de travail et les rapports soumis par le Département de l’audit interne, etc., et qui soumettent un rapport d’audit interne au Comité d’audit tous les trimestres.
Article 13 la réunion ordinaire du Comité d’audit est notifiée à tous les membres cinq jours avant la réunion, et la réunion intérimaire est notifiée à tous les membres deux jours avant la réunion. Si la réunion doit être convoquée d’urgence pour des raisons particulières, la méthode de notification et le délai susmentionnés peuvent être exemptés, à condition que le coordonnateur donne une explication à la réunion.
L’avis de réunion du Comité d’audit peut être envoyé par télécopieur, courriel, téléphone, en personne ou par la poste et doit comprendre au moins les éléments suivants:
L’heure et le lieu de la réunion;
Durée de la réunion;
Iii) Questions à examiner lors de la réunion;
Les personnes – ressources et les coordonnées de la réunion;
Date de publication de l’avis de réunion.
Les documents de réunion du Comité d’audit sont communiqués à tous les membres et aux participants concernés en même temps que l’avis de réunion.
Article 14 Les membres du Comité d’audit peuvent assister à la réunion en personne ou charger d’autres membres d’y assister en leur nom et d’exercer leur droit de vote.
Lorsqu’un membre du Comité d’audit confie à un autre membre le soin d’assister à la réunion en son nom et d’exercer son droit de vote, il présente une procuration au Président de la réunion.
La procuration est présentée au Président de la réunion au plus tard avant le vote de la réunion.
Article 15 la réunion peut prendre la forme d’une réunion sur place ou d’un vote par correspondance en dehors de la réunion sur place. Le Comité d’audit peut adopter des résolutions par voie de communication et être signé par les membres participants, à condition que les membres puissent exprimer pleinement leurs opinions.
Un membre du Comité d’audit qui n’est pas présent en personne ou qui n’a pas chargé un autre membre d’assister à la réunion en son nom est réputé ne pas avoir assisté à la réunion pertinente. Si un membre du Comité d’audit n’assiste pas à la réunion deux fois de suite, il est considéré comme incapable d’exercer correctement ses fonctions et ses pouvoirs, et le Conseil d’administration de la société peut révoquer le membre.
Article 16 les réunions sont convoquées et présidées par le Président. Si le Président est incapable ou incapable d’exercer ses fonctions, il désigne un autre membre (administrateur indépendant) pour le remplacer; Lorsqu’un membre du Président ne s’acquitte pas de ses fonctions ou ne désigne pas d’autres membres pour agir en son nom, tout membre peut faire rapport au Conseil d’administration de la société sur les circonstances pertinentes, et le Conseil d’administration de la société nomme un membre pour s’acquitter de ses fonctions.
Article 17 une réunion du Comité d’audit ne peut avoir lieu qu’en présence de plus de la moitié des membres, chaque membre dispose d’une voix et les résolutions adoptées par la réunion sont adoptées à la majorité de tous les membres.
Article 18 le mode de vote à la réunion du Comité d’audit est le vote à main levée ou le vote; Une réunion intérimaire peut être convoquée par un vote par correspondance. Lorsqu’ils votent par télécopieur, par Internet, par téléphone ou par d’autres moyens de communication, les Membres envoient leurs opinions écrites sur les questions à l’examen et leur intention de voter au secrétariat du Conseil d’administration par courrier ou par télécopieur après avoir signé pour confirmation.
Article 19 le Département de l’audit interne de la société fait rapport au Conseil d’administration ou au Comité d’audit au moins une fois par trimestre sur les travaux d’audit interne et les problèmes constatés, et soumet un rapport d’audit interne au Comité d’audit au moins une fois par an. La personne responsable du Service d’audit interne de la société peut assister à la réunion du Comité d’audit sans droit de vote. Si nécessaire, le Comité d’audit peut inviter d’autres administrateurs, superviseurs, cadres supérieurs et autres personnes concernées de la société à assister à la réunion sans droit de vote, à présenter des informations ou à exprimer des opinions, mais les non – membres du Comité d’audit n’ont pas le droit de vote sur la proposition.
Article 20 si nécessaire, le Comité d’audit peut engager un intermédiaire pour fournir des conseils professionnels à ses décisions, aux frais de la société.
Article 21 les procédures de convocation, les modalités de vote et les propositions adoptées par la réunion du Comité d’audit sont conformes aux lois, règlements, statuts et règlements pertinents.
Article 22 le procès – verbal de la réunion du Comité d’audit est établi et signé par les membres présents. Lorsqu’un membre a des opinions différentes sur le procès – verbal ou la résolution, il peut faire une déclaration écrite au moment de la signature, et aucune autre personne présente ou non à la réunion ne peut l’empêcher. Le procès – verbal de la réunion est conservé par le Secrétaire du Conseil d’administration de la société et les dossiers de la réunion du Comité d’audit sont conservés pendant plus de dix ans.
La date, le lieu et le nom du Coordonnateur de la réunion;
Les noms des personnes présentes à la réunion, qui sont chargées par d’autres d’assister à la réunion, sont indiqués en particulier;
Ordre du jour de la réunion;
Les principaux points des déclarations des membres;
Le mode de vote et le résultat de chaque résolution ou proposition (le résultat du vote indique le nombre de voix pour, contre ou abstentions);
Autres questions à préciser et à consigner dans le procès – verbal de la réunion.
Article 23 les propositions et les résultats du vote adoptés à la réunion du Comité d’audit sont communiqués par écrit au Conseil d’administration de la société.
Le Comité d’audit émet des avis d’évaluation écrits sur l’efficacité du contrôle interne de la société sur la base des rapports d’audit interne et des documents pertinents soumis par le Département de l’audit interne et fait rapport au Conseil d’administration.
Article 24 les membres présents à la réunion et les participants sans droit de vote sont tenus de garder confidentiels les délibérations de la réunion et ne divulguent pas les informations pertinentes sans autorisation.
Chapitre VI retrait du vote
Article 25 lorsqu’un membre du Comité d’audit a un intérêt direct ou indirect dans les questions examinées à la réunion, il se retire du vote sur les propositions pertinentes.
Si, après le retrait d’un membre intéressé, le nombre de membres présents à la réunion n’est pas suffisant pour satisfaire aux exigences du présent règlement, tous les membres (y compris les membres intéressés) prennent des résolutions sur des questions de procédure telles que la soumission de la proposition au Conseil d’administration de la société pour examen, et le Conseil d’administration de la société examine la proposition.
Chapitre VII Dispositions complémentaires
Article 26 le présent Règlement intérieur entre en vigueur à la date de sa délibération et de son adoption par le Conseil d’administration et est modifié de la même manière.
Article 27 les questions non couvertes par le présent Règlement intérieur sont traitées conformément aux lois, règlements et statuts pertinents de l’État; En cas de conflit entre le présent Règlement intérieur et les lois et règlements promulgués ultérieurement par l’État ou les statuts modifiés par des procédures légales, il est mis en œuvre conformément aux lois, règlements et statuts pertinents de l’État, et il est immédiatement révisé et soumis au Conseil d’administration pour examen et approbation.
Article 28 le pouvoir d’interprétation du présent Règlement intérieur appartient au Conseil d’administration de la société.
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