Wens Foodstuff Group Co.Ltd(300498)
Système de base de contrôle interne
Juin 2002
Table des matières
Chapitre I DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1 – chapitre II Méthodes de contrôle interne 3 – chapitre III Travaux de base sur le contrôle interne 5 – chapitre IV inspection et supervision du contrôle interne 6 – chapitre V divulgation de renseignements sur le contrôle interne 7 – Chapitre VI Dispositions complémentaires 8 –
Wens Foodstuff Group Co.Ltd(300498)
Système de base de contrôle interne
Chapitre I DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article premier afin d’améliorer encore la capacité de prévention des risques de Wens Foodstuff Group Co.Ltd(300498) (ci – après dénommée « la société») et d’améliorer l’efficacité opérationnelle de la société par actions, ce système est formulé.
Le système est établi sur la base des normes de base pour le contrôle interne des entreprises, des lignes directrices pour l’application du contrôle interne des entreprises, des lignes directrices pour l’évaluation du contrôle interne des entreprises, des règles de cotation des actions Gem de la Bourse de Shenzhen, des lignes directrices pour l’autoréglementation des sociétés cotées de la Bourse de Shenzhen no 2 – fonctionnement normalisé des sociétés cotées GEM, et en combinaison avec la situation réelle de la société. Article 2 le contrôle interne désigne les arrangements institutionnels pertinents pour la gestion des risques liés à la formulation de la stratégie et aux activités opérationnelles de l’entreprise afin d’assurer la réalisation des objectifs stratégiques de l’entreprise. Il s’agit d’une activité à laquelle participent le Conseil d’administration, la direction et tous les employés de l’entreprise. Article 3 le système de contrôle interne de la société atteint principalement les objectifs suivants:
Mettre en place et améliorer la structure organisationnelle interne qui répond aux exigences du système d’entreprise moderne, former un mécanisme scientifique de prise de décisions, d’exécution et de surveillance, et réaliser progressivement des droits et des responsabilités clairs et une gestion scientifique;
Assurer la mise en œuvre des lois nationales, des règles et règlements internes de la société et des politiques commerciales de la société;
Veiller à ce que toutes les activités commerciales soient menées conformément à l’autorisation appropriée et à ce que les activités d’exploitation et de gestion de la société soient coordonnées, ordonnées et efficaces;
Veiller à ce que les registres, les contacts et le traitement des actifs soient dûment autorisés, à ce que les actifs soient sûrs, complets et efficaces, à ce que les dommages, les déchets, les vols et les pertes de valeur soient évités;
Veiller à ce que toutes les questions économiques soient reflétées de manière véridique et complète et à ce que les rapports comptables soient établis conformément aux dispositions pertinentes de la loi comptable et des normes comptables pour les entreprises;
Prévenir, détecter et corriger les erreurs et les fraudes afin de s’assurer que les actifs comptables sont conformes aux actifs physiques. Article 4 la société respecte les principes généraux suivants lors de la formulation et de la modification du système de contrôle interne:
Principe de légalité. Le système de contrôle interne doit être conforme aux dispositions des lois et réglementations nationales.
Principe d’exhaustivité. Le système de contrôle interne couvre les activités économiques internes de l’entreprise, les départements concernés et les postes concernés, et met en œuvre les points de contrôle clés dans le processus de traitement des affaires à tous les liens tels que la prise de décisions, la mise en œuvre, la supervision et la rétroaction.
Principe d’importance. Le contrôle interne devrait être fondé sur un contrôle global et porter sur les questions opérationnelles importantes et les domaines à haut risque.
Principe de l’équilibre des pouvoirs. Le contrôle interne devrait former des contraintes et une supervision mutuelles en ce qui concerne la structure de gouvernance, la structure organisationnelle, la répartition des pouvoirs et des responsabilités, les processus opérationnels, etc., tout en tenant compte de l’efficacité opérationnelle.
Principe de coordination. Le système de contrôle interne doit être conforme aux plans à moyen et à long terme et aux objectifs à court terme de l’entreprise, être coordonné avec d’autres systèmes de contrôle de la gestion de l’entreprise et prêter attention à l’effet global de mise en œuvre du système.
Principe économique. La construction du système de contrôle interne devrait traiter de la relation entre les coûts et les avantages afin d’obtenir le meilleur effet de contrôle avec un coût de contrôle raisonnable.
Principe de prescription. Le système de contrôle interne doit être constamment évalué et mis à jour en fonction de l’évolution de l’environnement économique extérieur et des besoins de gestion. Article 5 Éléments de l’établissement et de la mise en oeuvre d’un contrôle interne efficace:
Environnement interne. L’environnement interne est la base de la mise en oeuvre du contrôle interne, y compris la structure de gouvernance, la structure organisationnelle et la répartition des responsabilités, l’audit interne, la politique des ressources humaines, la culture organisationnelle, etc.
Évaluation des risques. L’évaluation des risques consiste à identifier et à analyser systématiquement les risques liés à la réalisation des objectifs de contrôle interne dans les activités opérationnelles et à déterminer raisonnablement les stratégies de gestion des risques.
Activités de contrôle. L’activité de contrôle consiste à contrôler les risques à un niveau acceptable en adoptant les mesures de contrôle correspondantes en fonction des résultats de l’évaluation des risques.
Information et communication. L’information et la communication sont la collecte et la transmission en temps opportun et avec précision de l’information relative au contrôle interne, afin d’assurer une communication efficace de l’information au sein de l’entreprise, entre l’entreprise et l’extérieur.
Contrôle interne. Le contrôle interne est la supervision et l’inspection de l’établissement et de la mise en oeuvre du contrôle interne, l’évaluation de l’efficacité du contrôle interne, la découverte des défauts du contrôle interne, devrait être améliorée en temps opportun. Article 6 le contrôle interne couvre tous les aspects des activités commerciales, y compris, sans s’y limiter:
Ventes et recouvrement: y compris le traitement des contrats de commande, la gestion du crédit, la livraison de l’objet, l’émission de factures de vente, la confirmation des recettes et des comptes débiteurs, la réception de l’argent comptant et de ses dossiers, etc.
Processus d’achat et de paiement: y compris la demande d’achat, le traitement du bon de commande, l’acceptation des marchandises, le remplissage du rapport d’acceptation ou le traitement du retour des marchandises, l’enregistrement des comptes créditeurs, l’approbation du paiement, le paiement en espèces et l’enregistrement, etc.
Phase de développement et de construction du projet: y compris la préparation de l’approbation du projet de développement du projet, du plan de développement du projet, de la préparation du budget du projet, de la mise en œuvre de la construction du projet, du calcul des coûts du projet, du calcul des coûts de vente, du contrôle de la qualité, etc.
Gestion des stocks: y compris l’achat, la production, l’inspection de la qualité, l’entreposage, la réception, l’émission, l’examen, l’entreposage, l’enregistrement, l’inventaire et l’élimination des stocks.
Liens de gestion des immobilisations: y compris la construction, l’achat, la cession, l’entretien, la garde et l’enregistrement des immobilisations.
Lien de gestion du Fonds monétaire: y compris l’enregistrement, le transfert, l’enregistrement, le rapport, l’autorisation du caissier et du personnel financier du Fonds monétaire.
Lien de transaction entre apparentés: comprend la définition des parties liées, la tarification, l’autorisation, l’exécution, la Déclaration et l’enregistrement des transactions entre apparentés, etc.
Lien de garantie et de financement: y compris l’autorisation, l’exécution et l’enregistrement des emprunts, des garanties, des acceptations, des baux, de l’émission de nouvelles actions et de l’émission d’obligations, etc.
Liens d’investissement: y compris l’investissement en valeurs mobilières, en actions, en biens immobiliers, en actifs opérationnels, en produits financiers dérivés et autres investissements à long et à court terme, la gestion financière confiée, etc.
Liens R & D: y compris la recherche fondamentale, la conception de produits, le d éveloppement technologique, les dossiers R & D et la conservation de documents, etc.
Liens de gestion du personnel: y compris l’emploi, la signature d’un contrat de travail, la formation, les congés, les heures supplémentaires, le départ, le licenciement, la retraite, le temps de travail, le calcul du salaire, le calcul de l’impôt sur le revenu des particuliers et de diverses retenues à la Source, les dossiers salariaux, le paiement du salaire, la présence et l’évaluation, etc.
Lien de gestion du système d’information: y compris l’établissement, la construction, la clôture, les données, la sécurité, la gouvernance et le contrôle du projet d’informatisation.
Liens de gestion de la divulgation de l’information: y compris les normes de divulgation, les responsabilités en matière de divulgation, les mesures de confidentialité, la surveillance du contrôle interne, la diffusion de l’information à l’étranger, la communication de l’information avec les investisseurs, les organismes de services de valeurs mobilières et les médias, etc.
Chapitre II Méthodes de contrôle interne
Article 7 les méthodes de base de contrôle interne comprennent principalement le contrôle budgétaire global, le contrôle des risques opérationnels, le contrôle de la structure organisationnelle, le contrôle de l’approbation des autorisations, le contrôle des dossiers, le contrôle de la préservation des biens, le contrôle de la qualité du personnel d’affaires, le contrôle des rapports internes, l’audit interne et le contrôle des technologies de l’information.
Article 8 le contrôle budgétaire est un élément important du contrôle interne des entreprises. La Société met en œuvre une gestion budgétaire globale et est gérée par une équipe de gestion budgétaire dirigée par le Président. Article 9 le contrôle des risques opérationnels exige de la société qu’elle sensibilise aux risques, mette en place un système efficace de gestion des risques et prévienne et contrôle globalement les risques financiers et opérationnels de la société au moyen de mesures telles que l’alerte rapide aux risques, l’identification des risques et les rapports sur les risques. Article 10 le contrôle de la structure organisationnelle adhère au principe de la séparation des fonctions incompatibles, établit raisonnablement des institutions internes, divise scientifiquement les fonctions et les pouvoirs et forme un mécanisme d’équilibre mutuel. Les postes incompatibles comprennent principalement: l’approbation de l’autorisation et la gestion des affaires, la gestion des affaires et les dossiers comptables, les dossiers comptables et la garde des biens, la gestion des affaires et l’audit interne, la gestion des affaires et la garde des biens, l’approbation de l’autorisation, la supervision et l’inspection, etc. Article 11 le contrôle de l’approbation de l’autorisation exige que l’entreprise et tous les services précisent clairement la portée, le niveau, les procédures et les responsabilités de l’approbation de l’autorisation. Le personnel de direction à tous les niveaux de l’entreprise doit exercer les pouvoirs correspondants conformément à la portée de l’autorisation et le personnel de gestion doit s’occuper des affaires économiques dans la portée de l’autorisation. Article 12 exigences en matière de contrôle des dossiers le contrôle des dossiers exige que l’entreprise établisse l’organigramme fonctionnel de l’Organisation de l’entreprise, prépare la description de poste de tout le personnel et le Manuel des procédures d’affaires. Le personnel d’affaires doit connaître sa position dans le traitement des affaires, ainsi que les liens opérationnels antérieurs et postérieurs, afin d’assurer l’amélioration de l’efficacité du travail. Article 13 le contrôle de la préservation des biens exige de la société qu’elle limite strictement le contact direct du personnel non autorisé avec les biens matériels et qu’elle prenne des mesures telles que l’inventaire régulier, l’enregistrement des biens, la vérification des comptes et l’assurance des biens afin d’assurer la sécurité et l’intégrité de tous Les biens. Article 14 le contrôle de la qualité du personnel d’affaires exige de l’entreprise qu’elle mette en place et mette en oeuvre des systèmes scientifiques de gestion du personnel tels que l’emploi, la formation, la rotation des postes, l’évaluation, les récompenses et les peines, la promotion et l’élimination, qu’elle élabore des normes de travail pour le personnel d’affaires et qu’elle veille à ce que le personnel d’affaires soit compétent pour le travail correspondant. Article 15 le contrôle interne de l’information exige de la société qu’elle mette en place et perfectionne des systèmes d’information tels que le rapport d’exécution du budget interne, le rapport d’analyse des fonds, le rapport d’analyse des opérations, le rapport d’analyse des actifs et le rapport d’analyse des investissements, qu’elle reflète pleinement les activités économiques, qu’elle fournisse en temps voulu des informations importantes sur les activités économiques, qu’elle analyse les problèmes existants dans la gestion des opérations, qu’elle formule des suggestions d’amélioration et qu’elle renforce la rapidité et la Article 16 l’audit interne de la société est effectué par un Comité d’audit relevant du Conseil d’administration. Le Département de l’audit et de la supervision est responsable du travail quotidien d’audit interne et est responsable devant le Comité d’audit. Le Département de l’audit et de la supervision effectue des audits réguliers ou irréguliers de tous les départements de la société conformément au plan d’audit interne approuvé par le Comité d’audit afin d’assurer la mise en œuvre de tous les systèmes de la société. Article 17 le contrôle des technologies de l’information exige la mise en place d’un système de contrôle interne par des moyens informatiques afin de réduire et d’éliminer les facteurs de manipulation humaine et d’assurer la mise en œuvre effective du contrôle interne; Entre – temps, nous devons renforcer le contrôle du développement et de la maintenance du système d’information, de l’entrée et de la sortie des données, du stockage et de la conservation des documents, de la sécurité du réseau, etc.
Chapitre III Travaux de base sur le contrôle interne
Article 18 le Conseil d’administration ou la direction, sur la base de l’évaluation et des suggestions du Département de l’audit et de l’expert – comptable agréé en matière de contrôle interne, améliore en temps voulu le contrôle interne, ajuste l’Organisation, la répartition des postes et des responsabilités et améliore le système d’autorisation. Article 19 toutes les activités commerciales sont menées conformément aux procédures d’exploitation spécifiées dans le présent système et dans d’autres systèmes de gestion de la société et en stricte conformité avec la répartition des responsabilités et l’autorisation d’exploitation. Article 20 tous les services opérationnels transmettent en temps voulu au Département des finances les documents et rapports nécessaires à la comptabilité afin d’assurer l’actualité et l’exactitude des informations comptables. Article 21 le Département des finances et le Département de la gestion des actifs organisent régulièrement les services opérationnels pour procéder à l’inventaire des actifs afin de s’assurer que les actifs comptables sont conformes aux actifs physiques.
Article 22 tous les services de la société conservent correctement toutes sortes de données commerciales afin d’assurer l’intégrité des dossiers de contrôle interne. Les archives de contrôle interne déterminent respectivement la durée de conservation et la méthode de destruction en fonction des différents types d’activités. Article 23 en cas de transfert de personnel ou de démission pour quelque raison que ce soit, le personnel d’exploitation transfère tous les travaux qu’il gère ainsi que les dossiers de contrôle interne qu’il est chargé de conserver au personnel de remplacement. Le personnel d’exploitation ne peut être transféré ou licencié sans avoir achevé les procédures de transfert. Le personnel de transfert est légalement responsable de la légalité et de l’authenticité des données transférées.
Chapitre IV inspection et supervision du contrôle interne
Article 24 la société vérifie régulièrement la mise en œuvre du système de contrôle interne. Le Conseil d’administration et la direction doivent, par l’inspection et la supervision du système de contrôle interne, déterminer s’il y a des défauts dans le système de contrôle interne et s’il y a des problèmes dans sa mise en œuvre, et apporter des améliorations en temps opportun pour assurer la mise en œuvre efficace du système de contrôle interne. Article 25 la société détermine que le Département de l’audit et de la supervision est responsable de l’inspection et de la supervision quotidiennes du contrôle interne et qu’un personnel spécial d’inspection et de supervision du contrôle interne est affecté conformément aux dispositions pertinentes et à la situation réelle de la société. La société peut organiser la mise en place de ce département en fonction de sa structure organisationnelle et des caractéristiques de l’industrie, qui peut faire rapport directement au Conseil d’administration. Article 26 la société établit et améliore le système de gestion de l’utilisation du sceau, précise les responsabilités en matière de garde du sceau et l’autorité chargée de l’examen et de l’approbation de l’utilisation du sceau, et désigne une personne spéciale pour conserver le sceau et enregistrer l’utilisation du sceau.
La société renforce le contrôle des opérations entre apparentés, de la fourniture de garanties, de l’utilisation des fonds collectés, des investissements importants, de la vente d’actifs, de la divulgation d’informations et d’autres activités, et établit les systèmes et procédures de contrôle correspondants conformément aux lignes directrices pour l’autorégulation et la surveillance des sociétés cotées à la Bourse de Shenzhen no 2 – fonctionnement normalisé des sociétés cotées au GEM et aux dispositions pertinentes. Article 27 la société élabore un système d’inspection et d’évaluation du contrôle interne, qui comprend les éléments suivants:
L’autorisation du Conseil d’administration ou des organismes compétents d’inspecter et de superviser le contrôle interne;
Les obligations de coopération de tous les départements et organes subordonnés de la société en matière d’inspection et de supervision du contrôle interne;
Les éléments, le temps, les procédures et les méthodes d’inspection et de surveillance du contrôle interne;
Mode de rapport d’évaluation du contrôle interne;
La répartition des responsabilités relatives à l’inspection et à la supervision du contrôle interne;
Système d’incitation à l’inspection et à la supervision du contrôle interne.
Article 28 la société établit un plan annuel d’inspection et de surveillance du contrôle interne en fonction de ses propres caractéristiques d’exploitation et sert de base à l’évaluation du fonctionnement du contrôle interne. L’acquisition et la vente d’actifs, les opérations entre apparentés, les opérations sur produits dérivés, la fourniture d’une aide financière, la Fourniture de garanties à d’autres, l’utilisation de fonds collectés et la gestion financière confiée sont des questions essentielles du plan d’inspection et de surveillance du contrôle interne.
Le Comité d’audit supervise les services d’audit interne pour qu’ils procèdent à l’inspection des éléments suivants au moins une fois tous les six mois, publient des rapports d’inspection et les soumettent au Comité d’audit. Lorsqu’il est constaté qu’il y a violation des lois et règlements, fonctionnement irrégulier, etc., de la société, l’inspection doit en temps opportun faire rapport à la Bourse de Shenzhen et exhorter la société à divulguer: (i) la mise en oeuvre d’événements majeurs tels que l’utilisation des fonds collectés par la société, La fourniture de garanties, les opérations entre apparentés, les investissements en valeurs mobilières et les opérations sur produits dérivés, la fourniture d’une aide financière, l’achat ou la vente d’actifs et les investissements à l’étranger; Flux de fonds importants de la société et flux de fonds avec les administrateurs, les autorités de surveillance, les cadres supérieurs, les actionnaires contrôlants, les contrôleurs effectifs et leurs parties liées. Article 29 le Service d’audit interne soumet chaque année un rapport d’audit interne au Comité d’audit. Le Comité d’audit de la société peut formuler les exigences relatives au contenu et au format du rapport d’évaluation du contrôle interne en fonction des caractéristiques opérationnelles de la société. Article 30 le Conseil d’administration de la société donne des orientations sur l’inspection et la supervision du contrôle interne et examine les rapports d’évaluation du contrôle interne soumis par les services d’inspection et de supervision, et le Comité d’audit du Conseil d’administration de la société effectue les travaux susmentionnés. Article 31 le personnel chargé de l’inspection et de la supervision fait état des principaux défauts de contrôle interne constatés au cours de l’inspection et des problèmes rencontrés dans la mise en œuvre dans le rapport d’évaluation du contrôle interne et en assure le suivi après avoir fait rapport au Conseil d’administration, afin de s’assurer que les services compétents ont adopté le rapport en temps voulu.
