Système de gestion de l’audit interne
Chapitre I DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article premier afin de normaliser et de garantir la supervision de l’audit interne de Xiamen Comfort Science & Technology Group Co.Ltd(002614) Ce système est formulé conformément aux lois et règlements pertinents, tels que les lignes directrices sur l’autoréglementation et la surveillance des sociétés cotées à la Bourse de Shenzhen no 1 – fonctionnement normalisé des sociétés cotées au Conseil principal, compte tenu de la situation réelle de la société.
Article 2 Le terme « Audit interne» employé dans le présent système désigne une activité d’évaluation menée par les organes ou le personnel internes de la société en ce qui concerne l’efficacité du contrôle interne et de la gestion des risques, l’authenticité et l’intégrité des informations financières, ainsi que l’efficacité et l’effet des activités opérationnelles.
Article 3 l’objectif de l’audit interne est d’évaluer si le système de contrôle interne est sain et parfait par l’audit interne afin d’atteindre l’objectif de détecter les erreurs et de prévenir les abus, d’améliorer la gestion, d’accroître les avantages économiques et de normaliser le comportement opérationnel de l’entreprise.
Article 4 Le présent système s’applique à la gestion de l’audit de chaque département du Groupe et de ses filiales.
Chapitre II institutions et personnel d’audit interne
Article 5 le Conseil d’administration de la société crée un Comité d’audit dont les membres sont élus par le Conseil d’administration. Le Département de l’audit interne est responsable devant le Comité d’audit et fait rapport au Comité d’audit. Il exerce de manière indépendante les pouvoirs d’audit et est responsable de l’audit interne du Groupe. Il ne doit pas être placé sous la direction du Département des finances et ne doit pas travailler avec le Département des finances.
Article 6 le Département de l’audit est doté de postes de gestionnaire et de Commissaire à l’audit, le Département de l’audit est doté de plus de trois auditeurs à temps plein, un gestionnaire du Département de l’audit est nommé par le Comité d’audit et nommé et révoqué par le Conseil d’administration. Le gestionnaire du Service de vérification est responsable devant le Comité de vérification et fait rapport au Comité de vérification.
Article 7 l’emploi et la nomination du personnel d’audit doivent être honnêtes, respecter les principes, agir de manière impartiale, rechercher la vérité à partir des faits, ne pas abuser de son pouvoir, commettre des fautes professionnelles à des fins personnelles ou négliger ses fonctions; En outre, le personnel ayant des connaissances professionnelles en audit (ou en finances), en gestion et en gestion ayant un niveau d’affaires et un niveau de politique plus élevés doit, en principe, avoir un titre professionnel intermédiaire ou supérieur.
Article 8 dans le cas d’une tâche d’audit plus importante, des auditeurs, des financiers ou d’autres professionnels peuvent être organisés temporairement pour effectuer conjointement l’audit. Le cas échéant, des invités extérieurs peuvent être engagés pour effectuer des audits spéciaux ou spéciaux.
Article 9 les auditeurs internes exercent leurs fonctions et pouvoirs conformément aux dispositions du système de la société, et les services audités (particuliers) fournissent rapidement les informations pertinentes aux auditeurs sans refuser, entraver, détruire ou exercer des représailles.
Chapitre III contenu et responsabilités des institutions d’audit interne
Article 10 le Service d’audit interne organise et organise les travaux d’audit en fonction des priorités de travail à chaque étape de la société et du déploiement des dirigeants de la société. Il est principalement responsable de la supervision de la gestion financière, de la mise en place et de l’exécution du système de contrôle interne de l’entreprise, et les responsabilités spécifiques sont les suivantes:
Inspecter et évaluer l’intégrité, le caractère raisonnable et l’efficacité de la mise en œuvre du système de contrôle interne de toutes les institutions internes de la société, des filiales contrôlantes et des sociétés par actions ayant une influence significative sur la société;
Vérifier la légalité, la conformité, l’authenticité et l’exhaustivité des données comptables et autres données économiques pertinentes de toutes les institutions internes de la société, des filiales contrôlantes et des sociétés par actions ayant une influence significative sur la société, ainsi que des recettes et des dépenses financières reflétées et des activités économiques connexes, y compris, sans s’y limiter, les rapports financiers, les rapports de rendement Express et les informations financières prévisionnelles communiquées volontairement;
Aider à mettre en place et à améliorer le mécanisme de lutte contre la fraude, déterminer les domaines clés, les liens clés et le contenu principal de la lutte contre la fraude, et accorder une attention et une inspection raisonnables aux pratiques frauduleuses possibles au cours de l’audit interne;
Faire rapport au Comité d’audit au moins une fois par trimestre, y compris, sans s’y limiter, la mise en œuvre du plan d’audit interne et les problèmes constatés au cours de l’audit interne.
Effectuer tous les trimestres l’échantillonnage et le suivi nécessaires de l’achèvement du budget de chaque ministère et de la filiale contrôlante conformément au budget annuel.
Autres travaux d’audit organisés par le Comité d’audit du Conseil d’administration et la direction de la société selon les besoins.
Article 11 les principaux domaines d’activité du Département de l’audit interne sont les suivants:
Le Département de l’audit interne prend comme éléments essentiels du plan de travail annuel l’audit des investissements importants à l’étranger, l’achat et la vente d’actifs, la garantie externe, les opérations entre apparentés, l’utilisation des fonds collectés et la divulgation d’informations.
Le Département de l’audit interne procède à l’audit sur la base des liens opérationnels et, en fonction de la situation réelle, évalue la rationalité de la conception du contrôle interne et l’efficacité de la mise en œuvre en ce qui concerne les rapports financiers et les questions de divulgation de l’information.
L’audit interne porte sur les questions relatives aux rapports financiers et à la divulgation d’informations dans le cadre des activités opérationnelles de la société.
Tous les liens opérationnels, y compris les ventes et la perception, les achats et les paiements, la gestion des stocks, la gestion des immobilisations, la gestion des fonds, la gestion des investissements et du financement, la gestion des ressources humaines, la gestion des systèmes d’information et la gestion des services de divulgation de l’information, etc. Le Service d’audit interne peut ajuster les liens d’affaires susmentionnés en fonction de l’industrie et des caractéristiques de production et d’exploitation de l’entreprise.
Article 12 le Département de l’audit interne soumet au Comité d’audit, dans un délai de deux mois à compter de la fin de chaque exercice comptable, un plan de travail pour l’audit interne de l’année suivante et, dans un délai de deux mois à compter de la fin de chaque exercice comptable, un rapport annuel sur Les travaux d’audit interne. Si, au cours de l’examen, le Département de l’audit interne constate des lacunes importantes ou des risques importants dans le contrôle interne, il en informe rapidement le Comité d’audit.
Article 13 sous la supervision du Comité d’audit, le Département de l’audit interne inspecte au moins une fois par trimestre les questions suivantes, publie un rapport d’inspection et le soumet au Conseil d’administration:
La mise en œuvre de questions importantes telles que l’utilisation des fonds collectés par la société, la garantie externe, les opérations entre apparentés, l’investissement en valeurs mobilières, le capital – risque, la fourniture d’une aide financière à l’étranger, l’achat ou la vente d’actifs et l’investissement à l’étranger;
Flux de fonds importants de la société et flux de fonds avec les administrateurs, les autorités de surveillance, les cadres supérieurs, les actionnaires contrôlants, les contrôleurs effectifs et leurs parties liées.
Chapitre IV pouvoirs des organes d’audit interne
Article 14 dans le cadre de la compétence en matière d’audit, les principales compétences du Département de l’audit interne sont les suivantes:
Tenir des réunions sur les questions d’audit.
En fonction des besoins de l’audit interne, les services compétents sont tenus de soumettre les plans, les budgets, les états financiers et les documents pertinents en temps voulu.
Examiner les états comptables, les livres de comptes, les pièces justificatives, les fonds et leurs biens, surveiller les logiciels de comptabilité financière et consulter les documents et données pertinents.
Assister aux réunions du Bureau du Directeur général et assister aux réunions ordinaires des départements concernés en tant que délégués sans droit de vote en fonction des besoins du travail.
Enquêter sur les questions pertinentes dans le cadre de l’audit auprès des services (personnel) concernés et demander des pièces justificatives.
Avoir le droit de prendre une décision d’arrêt et de faire rapport en temps opportun au Comité d’audit du Conseil d’administration en cas de violation grave des lois et règlements financiers, des règles et règlements de la société ou de manquement grave au devoir qui peut entraîner des pertes économiques importantes; Faire des recommandations au Comité de vérification du Conseil d’administration sur les mesures qui ont causé des pertes et des effets économiques importants.
(Ⅶ) les ministères et le personnel qui entravent ou perturbent le travail d’audit interne et qui refusent de fournir des informations pertinentes peuvent prendre les mesures temporaires nécessaires pour sceller les informations pertinentes et geler les avoirs après avoir été soumis au Comité d’audit du Conseil d’administration pour approbation et approuvé par le Président du Conseil d’administration, et faire des suggestions pour enquêter sur la responsabilité du personnel concerné.
Proposer des suggestions visant à améliorer la gestion et à accroître les avantages, et émettre une opinion d’audit après approbation du Comité d’audit du Conseil d’administration.
Chapitre V procédures de travail
Article 15 conformément aux exigences du Comité d’audit et à la situation particulière de la société, les points clés de l’audit sont déterminés et un plan de travail pour l’audit annuel est établi et soumis au Comité d’audit pour approbation.
Article 16 le Département de l’audit interne détermine l’objet de l’audit et désigne la personne responsable du projet conformément au plan de travail annuel approuvé pour l’audit et compte tenu des circonstances particulières. Sur la base d’une compréhension préliminaire de la production et de l’exploitation du Département audité, des recettes et des dépenses financières, le chef de projet prépare le plan d’audit du projet et détermine le temps, la portée et les méthodes d’audit spécifiques. Le plan d’audit du projet est mis en œuvre après approbation du gestionnaire du Département audité.
Article 17 points clés de l’audit: superviser, inspecter et évaluer la rigueur et la mise en œuvre du système de contrôle interne du Groupe, en mettant l’accent sur la supervision et l’inspection du Groupe et de ses filiales pour s’assurer qu’ils respectent les principes de base suivants:
Les responsabilités sont clairement réparties, un système de post – responsabilité est mis en place et les principes d’achat, de production et de vente, de comptabilité, d’argent et de gestion des biens sont appliqués.
Tous les certificats originaux doivent être numérotés consécutivement et utilisés dans l’ordre. Les certificats vierges doivent être obtenus et vérifiés.
Tous les biens matériels doivent être conservés, entretenus et réparés par une personne spécialement désignée afin d’améliorer l’efficacité de l’utilisation et d’assurer la sécurité des biens.
Tous les processus opérationnels doivent être programmés et institutionnalisés.
Mettre en place un système de comptabilité analytique adapté aux caractéristiques opérationnelles de l’entreprise.
Le personnel comptable doit suivre les procédures de transfert lors du transfert ou de la rotation de la formation, tenir des registres de transfert, signer pour référence future et mettre en œuvre le système de surveillance de la livraison.
(Ⅶ) selon les objectifs et les indicateurs annuels, il sert de norme pour mesurer et évaluer les réalisations et les effets.
Participer à l’examen du rendement de la personne responsable principale de la filiale conformément aux exigences de la gestion normalisée du Groupe.
Article 18 au plus tard sept jours ouvrables après la fin de chaque audit, un rapport d’audit sur les questions et les résultats de l’audit est présenté. Le rapport d’audit contient des pièces justificatives ou d’autres documents explicatifs signés et scellés par l’entité ou l’entité vérifiée.
Article 19 exigences relatives aux rapports d’audit: les faits sont clairs; Détermination des données; Il y a des règles à suivre; Les recommandations sont appropriées. Article 20 avant la présentation du rapport d’audit, l’entité vérifiée peut demander l’avis de l’entité vérifiée ou fournir des explications supplémentaires sur la question de savoir si les faits et les données reflétés dans le rapport d’audit sont exacts. L’entité vérifiée peut également présenter des opinions différentes sur la base juridique du rapport d’audit et sur le contenu des suggestions de traitement. Les auditeurs peuvent adopter ou tenir à jour le rapport.
Article 21 les rapports d’audit présentés par les auditeurs sont signés et scellés par les auditeurs, les auditeurs ou la personne responsable de l’entité vérifiée.
Article 22 après l’approbation des conclusions de l’audit et la publication de l’avis de décision sur le traitement de l’audit, le Département de l’audit en informe l’entité vérifiée (personne physique) et les départements concernés, et demande instamment à l’entité vérifiée et aux départements concernés d’exécuter le rapport.
Article 23 l’entité ou la personne faisant l’objet d’un audit prend en temps voulu des mesures pour résoudre les problèmes conformément aux conclusions et décisions de l’audit, et les résultats du traitement sont communiqués au Département de l’audit. S’il y a des objections à la conclusion de l’audit et à la décision de traitement, il peut en appeler au Conseil d’administration ou au Conseil des autorités de surveillance de la société dans un délai de quinze jours ouvrables; Le Conseil d’administration ou le Conseil des autorités de surveillance de la société prend une décision dans un délai de 30 jours ouvrables et corrige la décision inappropriée. Pendant la période de plainte, la décision initiale de vérification est exécutée comme d’habitude.
Chapitre VI récompenses et sanctions
Article 24 les membres du personnel qui ont obtenu des résultats remarquables dans les travaux d’audit et les personnes qui ont contribué à l’exposition et à la dénonciation sont félicités et récompensés conformément aux dispositions pertinentes de la société.
Article 25 les auditeurs qui négligent leurs fonctions, divulguent des secrets, cherchent à obtenir des avantages privés par leurs droits ou commettent des fraudes sont punis conformément aux dispositions pertinentes de la société. Si les circonstances constituent un crime grave, ils sont signalés aux services compétents pour enquête pénale conformément à la loi. Article 26 toute personne qui frappe ou exerce des représailles à l’encontre d’un dénonciateur, quel que soit son rang, est punie conformément aux dispositions pertinentes de la société. Si les circonstances constituent un crime grave, elle est signalée aux autorités compétentes pour qu’elles enquêtent sur sa responsabilité pénale conformément à la loi.
Chapitre VII gestion des dossiers d’audit
Article 27 le Département de l’audit est chargé d’établir et d’améliorer le système de gestion des dossiers d’audit.
Article 28 champ d’application de la gestion des dossiers d’audit:
L’avis de vérification et ses annexes;
Rapport d’audit et annexes;
Les dossiers d’audit, les documents d’audit et les éléments probants;
Les documents écrits reflétant les activités commerciales de l’unit é et de la personne faisant l’objet de l’audit;
La décision de traitement de l’audit et le rapport d’exécution;
Rapport d’appel et de demande de réexamen;
Les données relatives à l’examen et à l’audit de suivi;
Autres documents d’audit à conserver.
Article 29 la gestion des archives d’audit est effectuée conformément aux mesures de gestion des archives et de confidentialité de la société.
Chapitre VIII Dispositions complémentaires
Article 30 les questions qui ne sont pas couvertes par le présent système ou qui sont en conflit avec les lois, règlements administratifs, règles départementales, documents normatifs ou statuts pertinents sont traitées conformément aux lois, règlements administratifs, règles départementales, documents normatifs et statuts pertinents.
Article 31 le Conseil d’administration de la société est responsable de la formulation, de la modification et de l’interprétation du système.
Article 32 le système entre en vigueur à la date de délibération et d’adoption par le Conseil d’administration de la société.
Xiamen Comfort Science & Technology Group Co.Ltd(002614) Conseil d’administration
Juin 2022
