Bank Of Communications Co.Ltd(601328) règles de travail du Comité de vérification du Conseil d’administration (adoptées à la deuxième réunion du quatrième Conseil d’administration de la Banque du Japon le 30 juillet 2004,
Révisé à la 10e réunion du quatrième Conseil d’administration de la Banque du Japon le 18 novembre 2005,
Révisé à la 8e réunion du sixième Conseil d’administration de la Banque du Japon le 18 août 2011,
Révisé à la 12e réunion du sixième Conseil d’administration de la Banque du Japon le 28 mars 2012,
Révisé à la 6e réunion du septième Conseil d’administration de la Banque du Japon le 29 avril 2014,
Révisé à la première réunion du dixième Conseil d’administration de la Banque du Japon le 28 juin 2022)
Chapitre I DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article premier afin de normaliser le mécanisme de prise de décisions du Conseil d’administration de Bank Of Communications Co.Ltd(601328) Les règlements et les documents normatifs établissent le présent règlement de travail. Article 2 le Conseil d’administration de la Banque crée un Comité d’audit. Le Comité d’audit exerce ses activités conformément au présent Règlement et à l’autorisation du Conseil d’administration, est responsable devant le Conseil d’administration et fait rapport au Conseil d’administration. Le Comité d’audit est principalement chargé d’examiner l’information financière de la Banque et de superviser, d’inspecter et d’évaluer l’audit interne et externe et le contrôle interne de la Banque. Le Comité d’audit renforce la communication avec le Conseil des autorités de surveillance et la haute direction de la Banque.
Chapitre II composition du personnel
Article 3 Le Comité d’audit se compose de cinq à sept administrateurs non exécutifs, dont les membres sont en principe indépendants des affaires quotidiennes de fonctionnement et de gestion de la Banque, dont la majorité sont des administrateurs indépendants, et au moins un administrateur indépendant doit posséder les qualifications professionnelles appropriées ou l’expertise comptable ou financière appropriée conformément aux Règles d’inscription pertinentes et aux autres exigences réglementaires.
Article 4 Le Comité d’audit est composé d’un président, qui est un administrateur indépendant et qui est chargé de présider les travaux du Comité. Les membres du Comité directeur travaillent dans cette banque pendant au moins 20 jours ouvrables par an.
Les principales responsabilités du Président sont les suivantes:
Présider les réunions du Comité afin d’assurer son fonctionnement efficace et l’exercice de ses fonctions;
Ii) fixer l’ordre du jour de chaque réunion du Comité;
Iii) Veiller à ce que tous les membres du Comité soient informés des questions examinées par le Comité lors de ses réunions et à ce qu’ils reçoivent des informations complètes et fiables;
Veiller à ce que le Comité tire des conclusions claires et claires sur chaque projet de loi à l’examen, y compris l’adoption, le rejet ou l’examen de documents supplémentaires;
Proposer la convocation d’une réunion intérimaire du Comité;
Publier les résolutions de la réunion ou les avis de délibération écrits de la réunion;
Autres responsabilités précisées dans les présentes règles de travail.
Article 5 Les membres du Comité d’audit et les membres du Président sont nommés par le Président du Conseil d’administration, plus de la moitié des administrateurs indépendants ou un tiers de tous les administrateurs et approuvés par le Conseil d’administration.
Article 6 le mandat des membres du Comité d’audit est le même que celui des administrateurs. À l’expiration de leur mandat, les membres peuvent être réélus. Si un membre cesse d’exercer les fonctions d’administrateur non exécutif de la Banque au cours de cette période, il perd automatiquement sa qualité de membre.
Article 7 en cas de vacance des membres du Comité d’audit, le Conseil d’administration peut reconstituer le nombre de ses membres conformément aux dispositions des articles 3, 5 et 6 ci – dessus. Si le nombre de membres est inférieur à cinq en raison d’un déficit, le Conseil d’administration le complète dès que possible.
Chapitre III responsabilités et pouvoirs
Article 8 Les principales fonctions et pouvoirs du Comité d’audit sont les suivants:
Proposer d’employer, de renouveler ou de licencier un cabinet comptable qui effectue régulièrement un audit légal des états financiers de la Banque et qui est responsable de questions spécifiques de mise en œuvre; Examiner les frais de vérification et les conditions d’emploi connexes;
Superviser et évaluer les relations entre la Banque et les institutions d’audit externe et les travaux des institutions d’audit externe;
Diriger, évaluer et évaluer les travaux d’audit interne, ainsi que le système d’audit interne et sa mise en œuvre; Les résultats de l’évaluation de l’audit interne sont communiqués en temps voulu au Conseil des autorités de surveillance;
Coordonner la communication entre la haute direction, le Département de l’audit interne et les départements concernés de la Banque et les institutions d’audit externe afin de s’assurer que le Département de l’audit interne dispose de ressources suffisantes pour fonctionner au sein de la Banque et qu’il occupe une position appropriée;
Examiner l’information financière et sa divulgation de la Banque, vérifier les conventions et pratiques comptables, surveiller la situation financière et les procédures d’information financière et donner des avis sur les rapports financiers;
Superviser et évaluer l’efficacité du contrôle interne de la Banque et inspecter le système de contrôle interne (y compris le contrôle financier) et sa mise en œuvre;
(Ⅶ) Évaluer les mécanismes par lesquels les employés de la Banque signalent les rapports financiers, les contrôles internes ou d’autres actes répréhensibles, ainsi que les mécanismes par lesquels la Banque mène des enquêtes indépendantes et impartiales sur les questions signalées et prend les mesures appropriées;
Accepter que les employés de la Banque et d’autres personnes ayant des relations commerciales avec la Banque (comme les clients et les fournisseurs) fassent part au Comité de leurs préoccupations concernant les questions inappropriées de la Banque à huis clos et sans nom;
Le Comité fait rapport au Conseil d’administration des mesures ou des améliorations qu’il juge nécessaires et formule des recommandations;
Autres questions prescrites par les lois, règlements administratifs, règles, organismes de réglementation des valeurs mobilières et bourses de valeurs du lieu où les actions de cette banque sont cotées et autorisées par le Conseil d’administration.
Article 9 sur la base d’une vaste collecte d’informations sur les cabinets d’experts – comptables, le Comité d’audit formule des recommandations concernant l’emploi, le renouvellement, le licenciement ou le non – renouvellement des cabinets d’experts – comptables vérifiés par la Banque et les soumet au Conseil d’administration pour examen.
Conformément au mandat du Conseil d’administration, le Comité d’audit est responsable de la mise en œuvre de l’engagement du cabinet comptable pour l’audit de la Banque, de l’Organisation de la préparation des documents d’appel d’offres pour la sélection du cabinet comptable, de la sélection des membres du Comité d’évaluation des soumissions et de La détermination du cabinet comptable gagnant. Le Comité d’audit informe le Conseil d’administration de l’indépendance et du professionnalisme du cabinet comptable, ainsi que de l’équité des conditions d’emploi et des honoraires.
Le Comité d’audit traite rapidement les questions relatives à la démission ou au licenciement du cabinet comptable.
Article 10 le Comité d’audit supervise l’indépendance et l’objectivité des travaux des cabinets d’experts – comptables audités par la Banque, l’efficacité des procédures d’audit, demande instamment aux institutions d’audit externe d’être honnêtes, dignes de confiance, diligents et consciencieux, de se conformer strictement aux règles de fonctionnement et aux normes d’autodiscipline de l’industrie, d’appliquer rigoureusement le système de contrôle interne, de vérifier et de vérifier les rapports financiers et comptables de la Banque, de s’acquitter de l’obligation d’une attention particulière et d’exprimer prudemment des opinions professionnelles
Le Comité d’audit discute et communique avec l’auditeur externe la portée de l’audit, le plan d’audit, les méthodes d’audit et les questions importantes identifiées au cours de l’audit.
Si l’institution d’audit externe émet une opinion d’audit non standard sur le rapport financier et comptable de la Banque, le Comité d’audit est chargé d’examiner l’opinion d’audit et la description spéciale des questions pertinentes et de faire rapport de l’opinion au Conseil d’administration.
Le Comité d’audit élabore et met en œuvre des politiques relatives à la fourniture de services autres que d’audit par les auditeurs externes.
Si la Banque a l’intention d’engager un organisme d’audit externe pour fournir des services autres que d’audit, le Comité d’audit procède à un examen préalable et donne son avis au Conseil d’administration.
Article 11 le Comité d’audit examine le rapport financier et comptable de la Banque dans le délai prescrit par les lois, règlements administratifs et règles, ainsi que par l’autorité de réglementation des valeurs mobilières et la Bourse du lieu où les actions de la Banque sont cotées, donne son avis sur l’authenticité, l’exhaustivité et l’exactitude du rapport financier et comptable et fait rapport au Conseil d’administration de l’avis d’examen.
Le Comité d’audit se concentre sur les principaux problèmes comptables et d’audit liés aux rapports financiers et comptables de la Banque, ainsi que sur les principales opinions relatives aux rapports financiers figurant dans les rapports financiers, en particulier sur la question de savoir s’il existe des possibilités de fraude, de fraude et d’inexactitudes importantes liées aux rapports financiers et comptables, et supervise la rectification des problèmes liés aux rapports financiers et comptables.
Les observations du Comité des commissaires aux comptes portent notamment sur les points suivants:
Modification des principales conventions et pratiques comptables;
Ii) Lorsqu’il s’agit de jugements importants;
Iii) Les ajustements importants résultant de l’audit;
Les hypothèses et les réserves éventuelles concernant la poursuite des activités;
Si les normes comptables sont respectées;
Si les exigences en matière de divulgation d’informations financières sont respectées conformément aux lois, règlements administratifs et règles pertinents, ainsi qu’aux règlements de l’autorité de réglementation des valeurs mobilières et de la Bourse du lieu où les actions de cette banque sont cotées.
Article 12 en ce qui concerne les questions visées à l’article 11, le Comité d’audit maintient la communication avec le Conseil d’administration et la haute direction et tient au moins deux réunions par an avec le cabinet comptable audité par la Banque. Dans le même temps, le Comité d’audit examine attentivement les questions importantes reflétées ou devant être reflétées dans les rapports et comptes pertinents, ainsi que les questions soulevées par le Directeur financier, l’audit interne ou l’audit externe de la Banque.
Article 13 Le Comité d’audit supervise et supervise en temps voulu l’audit des rapports financiers annuels, notamment:
Déterminer le calendrier de vérification des rapports financiers annuels;
Superviser et exhorter les institutions d’audit externe à soumettre des rapports d’audit dans les délais convenus et à maîtriser l’état d’avancement global des travaux d’audit des rapports annuels;
Examiner les états financiers préparés par la Banque avant la mobilisation de l’institution d’audit externe et discuter avec l’institution d’audit externe de la nature, de la portée et des responsabilités pertinentes en matière de rapports d’audit; Renforcer la communication après la mobilisation de l’institution d’audit externe et examiner à nouveau les états financiers et comptables après avoir émis une opinion d’audit préliminaire;
Examiner le rapport financier annuel et le soumettre au Conseil d’administration pour examen après avoir formulé des avis écrits; Faire rapport au Conseil d’administration du résumé annuel des travaux d’audit du cabinet comptable; Les documents pertinents sont divulgués dans le rapport financier annuel conformément aux lois, règlements administratifs, règles et règlements, ainsi qu’aux dispositions de l’autorité de réglementation des valeurs mobilières et de la Bourse du lieu où les actions de cette banque sont cotées.
Article 14 Le Comité d’audit examine en temps utile les questions suivantes et fait rapport au Conseil d’administration: les principales questions soulevées par le cabinet comptable à la haute direction de la Banque au sujet des registres comptables, des comptes financiers ou du système de contrôle interne, la lettre d’explication sur l’examen et l’audit, les Principales questions soulevées par le personnel de la Banque à la haute direction au sujet des registres comptables, des comptes financiers ou du système de contrôle interne, etc.
Le Comité d’audit vérifie et supervise la réponse rapide de la haute direction aux questions susmentionnées ou prend les mesures appropriées, et veille à ce que le Conseil d’administration réponde rapidement aux questions soulevées dans la lettre d’information sur l’audit susmentionnée.
Article 15 le Comité d’audit examine régulièrement le budget financier annuel, les comptes annuels définitifs et le plan de distribution des bénéfices de la Banque et rend compte de ses délibérations au Conseil d’administration.
Article 16 Le Comité d’audit écoute régulièrement les rapports d’audit interne, examine le plan de travail d’audit interne et supervise sa mise en œuvre, donne des avis sur la pertinence et l’efficacité de l’audit interne, supervise la rectification des problèmes majeurs et fait rapport au Conseil d’administration.
Le Service d’audit interne de la Banque fait rapport au Comité d’audit. Les rapports d’audit importants soumis par le Département de l’audit interne à la haute direction de la Banque, la rectification des problèmes importants constatés lors de l’audit et la présentation au Comité d’audit.
Article 17 Le Comité d’audit examine régulièrement le rapport d’évaluation du contrôle interne de la Banque, évalue la pertinence et la mise en oeuvre de la conception du système de contrôle interne, demande instamment la rectification des défauts de contrôle interne et fait rapport au Conseil d’administration.
Le Comité d’audit devrait examiner le système de contrôle interne avec la haute direction afin de s’assurer qu’elle a mis en place un contrôle interne efficace et devrait examiner les principales conclusions et réponses de la haute direction concernant les questions de contrôle interne.
Article 18 lorsqu’un Comité d’audit examine d’autres questions dans le cadre de ses fonctions, il rend compte de ses délibérations au Conseil d’administration.
Article 19 avec l’autorisation spéciale du Conseil d’administration, le Comité d’audit a le pouvoir de prendre des décisions sur les questions relevant de son mandat. Le Comité d’audit fait rapport au Conseil d’administration en temps voulu sur la manière dont les affaires déléguées sont traitées.
Chapitre IV RÈGLEMENT INTÉRIEUR
Article 20 les réunions du Comité d’audit sont divisées en réunions régulières et en réunions temporaires. Il est convoqué et présidé par le Président du Comité d’audit. Si le Président n’est pas en mesure d’assister à la réunion, il désigne un administrateur indépendant pour présider la réunion en son nom.
Article 21 le Comité d’audit se réunit au moins quatre fois par an. Le Comité d’audit peut se réunir à titre provisoire si nécessaire. Une réunion intérimaire peut être convoquée sur proposition de plus de deux membres du Comité d’audit ou si le Président du Comité d’audit le juge nécessaire.
Article 22 lorsqu’un Comité d’audit se réunit, il en informe tous les membres par écrit au moins trois jours à l’avance. Avec l’accord unanime de tous les membres, il n’est pas nécessaire de limiter le délai de notification de la réunion susmentionnée, mais l’avis doit être donné dans un délai raisonnable. L’avis de réunion peut être signifié en personne ou envoyé par télécopieur, courrier recommandé ou courriel. Article 23 la réunion du Comité d’audit peut prendre la forme d’une réunion sur place ou d’une signature écrite.
Lorsqu’une réunion se tient sur place, les membres peuvent utiliser le téléphone, la vidéo ou d’autres moyens de communication instantanée pour faciliter leur participation à la réunion. Les membres qui participent à la réunion par les moyens susmentionnés sont considérés comme étant présents à la réunion sur place.
Si la réunion est signée par écrit, elle ne peut être convoquée qu’après avoir été proposée par le Président et approuvée par les autres membres avant la réunion.
Article 24 les réunions du Comité d’audit ne peuvent avoir lieu qu’en présence de plus des deux tiers des membres. Chaque membre dispose d’une voix.
Les avis de délibération présentés au Conseil d’administration par la réunion doivent être approuvés à la majorité de tous les membres. Si les membres du Comité d’audit se retirent et ne peuvent pas formuler d’avis de délibération efficaces, les questions pertinentes sont examinées directement par le Conseil d’administration.
Article 25 les membres du Comité d’audit assistent en personne à la réunion et expriment des opinions claires sur les questions examinées. Lorsqu’un membre n’est pas en mesure d’assister en personne à une réunion pour quelque raison que ce soit, il peut présenter une procuration signée par ce membre et charger d’autres membres d’assister et d’exprimer leurs opinions en son nom. La procuration précise la portée et la durée de l’autorisation. Chaque membre reçoit au plus un mandat d’un membre. Si un membre du Conseil d’administration indépendant n’est pas en mesure d’assister à la réunion en personne pour une raison quelconque, il confie à un autre membre du Conseil d’administration indépendant le soin d’assister à la réunion en son nom.
Article 26 le Comité d’audit invite les autorités de surveillance de cette banque à assister à la réunion sans droit de vote. Selon les circonstances, d’autres administrateurs, cadres supérieurs, vérificateurs internes, financiers, juristes de la Banque, ainsi que des représentants des cabinets comptables et des conseillers juridiques qui effectuent des audits pour la Banque, peuvent être invités à assister à la réunion et à fournir les informations nécessaires.
Article 27 le Comité d’audit peut, s’il le juge nécessaire, engager un intermédiaire pour fournir des conseils professionnels à la Banque pour la prise de décisions.
Article 28 le procès – verbal de la réunion du Comité d’audit est établi. Les membres présents et le Greffier signent le procès – verbal de la réunion. Le procès – verbal de la réunion est conservé en permanence en tant que dossier de la Banque.
Les avis adoptés lors des réunions du Comité d’audit sont rédigés par écrit.
